バーチャル背景でWeb会議・オンラインイベントを効果的に！Eightの作成機能と活用シーンをご紹介
対面のビジネスシーンが大きく変わり、オンラインでの打ち合わせや商談の利用が一般的になっています。そんな中、新しい名刺交換の方法として注目を集めているのが、「バーチャル背景」です。
Eightでは、無料で簡単にダウンロードすることができ、バーチャル背景に名刺の情報も載せてオンラインを効果的に使うことができます。
本記事では、Eightが提供するテンプレートやバーチャル背景の活用方法について具体的な活用シーン紹介しながら解説します。
オンライン会議で便利！バーチャル背景とは
バーチャル背景とは、ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツールで使用できる、名刺情報（名前、肩書き、連絡先）などが記載された背景画像です。
対面の打ち合わせの際には紙の名刺を交換することが一般的ですが、オンライン会議の場合はできません。そこで、バーチャル背景を活用するオンライン打ち合わせの形式が広がっています。
ここからは、オンライン環境下での新たなコミュニケーションの仕方について、バーチャル背景の活用を紹介しながら解説していきます。
バーチャル背景を設定するメリット4つ
実はこのバーチャル背景、オンライン会議やイベントにおいてとても便利です。具体的な活用シーンを引用しながら見ていきましょう。
【メリット1】会話のきっかけづくりに役立つ
名刺のように、自分の名前や所属企業名、役職などの情報を背景に表示するのも良いのですが、例えば、自分の出身地や趣味、職種などを取り入れたバーチャル背景を設定すれば、参加者がお互いのプロフィールに興味を持ちやすくなるメリットがあります。
47都道府県バーチャル背景
特にアイスブレイクのテーマとしてよく使われる「出身地」は、お互いを知る上で聞きやすく答えやすいトピック。そこでEightでは、アイスブレイクにぴったりな47都道府県のバーチャル背景を用意しました。
日本航空（JAL）の協力のもと誕生したこの47都道府県バーチャル背景は、日本の都道府県ごとに特色ある風景や文化をデザインに取り入れています。
都道府県のバーチャル背景を利用することで、参加者同士が自然に地元について話すきっかけとなり、会議や研修の冒頭は地元の話題で5～10分のアイスブレイクにつながることも。
使い方は簡単で、47都道府県のバーチャル背景のリンクから、まず背景をダウンロードし、PC版Eightのバーチャル背景画面でダウンロードした画像をアップロードするだけで、ご自身のオンライン名刺のQRコードと、名刺情報が反映されたバーチャル背景が作成できます。
ちなみに、この47都道府県のバーチャル背景の誕生秘話についてもEight Team Blogにてご紹介していますので、是非ご覧ください。
職種別バーチャル背景
ほかにも、Eightでは職種別のバーチャル背景も用意しています。さまざまな職業に関連するイラストやデザインが施されていて、背景を通じて専門分野をアピールできるようになっています。
こちらから職種別バーチャル背景詳細とダウンロードをしていただけます。
【メリット2】社内イベントをさらに盛り上げる
バーチャル背景を季節やイベントに合わせたデザインのものにすることで、自己紹介やオンライン飲み会での会話が印象深いものになる、という効果も期待できます。
例えば、新入社員が桜のバーチャル背景を設定すると、フレッシュな印象を与え、先輩社員も新入社員であることをすぐに把握できます。
※桜をモチーフにした4種類のバーチャル背景は現在提供しておりません。
同じように、ハロウィンやクリスマスなどの季節のイベントに合わせたオリジナルのバーチャル背景を作成すれば、社内イベントをより楽しく、オンラインであっても印象に残る思い出につながるものに。
バーチャル背景で、オンラインの社内イベントをさらに楽しく、盛り上げるために活用してみてはいかがでしょうか。
【メリット3】企業内で統一すれば「ブランディング」にも活用できる
現代のビジネスシーンでは、オンライン会議が日常となってきているため、企業内で統一されたバーチャル背景を利用する企業も増えてきています。
例えば、オンライン会議で担当者ごとに背景のデザインが異なる場合、統一感がなく、企業のイメージが印象に残らないかもしれません。
しかし、企業やチームで統一されたバーチャル背景を設定するだけで、組織としてのまとまりがあるような印象を与え、企業の独自の個性や価値をアピールするチャンスにもなるでしょう。ブランディング効果を高めることが期待できます。
ちなみにEightでは、独自のデザインでオリジナルのバーチャル背景を作成できる機能を提供しています。Eightのオリジナルバーチャル背景の設定方法の手順については、「Eightのバーチャル背景｜好きな画像でバーチャル背景をつくれます」で解説していますので、是非ご確認ください。
【メリット4】QRコードを入れればかんたんにオンライン名刺交換もできる
また、バーチャル背景に自身のオンライン名刺のQRコードを設置すれば、オンライン上で名刺交換がスムーズです。
オンライン名刺交換では「はじめまして」の相手であっても名刺の情報を正確に残すことができ、今後の関係構築を後押するメリットがあります。
Eightであれば、登録しているアカウントのオンライン名刺QRコードを背景に入れて、相手がこれを読み取るだけで名刺交換ができます。オンライン名刺交換の方法はそこまで難しくなく、オンライン会議でバーチャル背景にあるQRコードを相手に読み取ってもらうだけ。
受け取った側がEightやSansanのユーザーであれば、オンライン名刺の返送も瞬時に行えます。もし、EightやSansanを利用していない相手であっても、紙の名刺を手元で写真撮影すれば名刺の送り返しができます。
相手とのコミュニケーションを円滑にするためのツールとして、オンライン名刺とバーチャル背景は上手に活用していきましょう。
個人のバーチャル背景を設定するには？Eightのバーチャル背景設定方法をご紹介
名刺管理ができる個人向けアプリ「Eight」では、バーチャル背景の作成が無料で行えます。
機能としては、Eightに登録するプロフィール名刺の情報がバーチャル背景に自動で反映されるというものです。テンプレートの背景画像も豊富なので、デザインに困る心配もありません。
すでにEightをご利用の方は、設定方法「バーチャル背景を作成・設定するヘルプページ」をご確認ください。まだEightに登録していないという方は、是非こちらから登録をしてみてください。
企業やチーム用のバーチャル背景を作って共有しよう！
個人でバーチャル背景を作成したい場合は「Eight」で無料作成ができますが、企業やチーム全体で統一したバーチャル背景を活用したい場合は「Eight Team」がおすすめです。
Eight Teamは、中小企業に向けた名刺管理サービスで、自分の保有する名刺情報を社内メンバーと簡単に共有できる機能がメインですが、加えて、バーチャル背景を組織で共有できる機能も提供しています。
実際にバーチャル背景を使う方々からは「所属する企業・団体等から支給されたものでなければ使いづらい」または「使ってよいのかわからない」というEightの調査結果がありました。この機能では、そういった声を反映し、企業にとってオフィシャルな背景を共有し、メンバーが活用できるように開発されました。
この共有バーチャル背景の機能では、Eight Teamに所属する企業・団体のメンバーと簡単にバーチャル背景を共有できるようになるので、自分のバーチャル背景をダウンロードするだけで利用できます。
Eight Teamでチームのバーチャル背景を共有するには？
ここからは、名刺管理サービスの「Eight Team」を使って、チームのバーチャル背景を作成、共有する手順を紹介します。
【作成手順1】Eight Teamを導入する
まず、共有バーチャル背景を作成するには「Eight Team」の導入が必要です。Eight Teamの概要については、こちらのページよりご覧ください。
【作成手順2】管理者がオリジナルの企業背景画像をアップロード
Eight Teamを利用している企業や団体の管理者が、管理画面でオリジナルの画像をアップロードします。アップロードされた画像は、Eight Teamのメンバー個人のバーチャル背景一覧に追加されます。
共有されたバーチャル背景をダウンロードするだけで自身の名刺の情報が反映され、オンライン会議や商談でもすぐに使えるようになります。是非ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツールにアップロードしてみてください。
個人やチームでバーチャル背景を作成して、Web会議やオンラインイベントで活用しよう
オンライン会議が日常化している中では、これからも当たり前として活用されていくバーチャル背景。バーチャル背景を有効活用すれば、オンライン環境であってもコミュニケーションを円滑に進める一助となるでしょう。
さらに、チームや部署、あるいは会社全体で共通のバーチャル背景を作成することで、取引先に対して統一感のある印象を与え企業ブランディングにも効果的なので、是非注目してみてください。
さらに、チームなどで共通のバーチャル背景を作り共有したいときは、中小企業向け名刺管理サービス「Eight Team」がおすすめです。 Eight Teamには「共有バーチャル背景機能」があり、作成したバーチャル背景を社内メンバーと簡単に共有できます。 さらに、Eight Teamでは個人が所有する名刺をチームメンバーと共有できる機能もあるため効率的な名刺管理を実現できます。
