「紙は全て捨てます」。セキュアなデスクを実現する5つのルール

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仕事もはかどる、セキュアかつ整ったデスクを作る方法をご提案します。【Column】


こんにちは。Eightコミュニケーターの鈴木です。

Eightを運営するSansanでは、皆さまの大切な名刺データをお預かりしているということもあり、社員一人ひとりのセキュリティ意識を高く保つための取り組みがいくつかあります。その中のひとつとして、毎週金曜日には、クリアデスクのチェックを兼ねたお掃除タイムがあるんです。

そこで今回は、セキュアで整ったデスクを実現するためのコツをご紹介します。

関連記事:なぜEightの社員は「個人情報保護士」をとるのか?


クリアデスクの定義

まずは、クリアデスクの定義の確認です。

クリアデスクとは、ただデスクをクリアにすることではありません。目的は情報セキュリティの保護にあります。具体的には「デスクにPCや書類などの情報媒体を放置しない」「離席中には書類を引き出しにしまうか裏返す」などを実践することです。(参考:個人情報保護認定試験 公式テキスト

私の場合、個人情報の管理には細心の注意を払っていますが、知らぬ間に気づいたらデスクが乱れていることも。他の人はどうだろうと社内を見回してみたところ、見つけました。完璧なデスクを!

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理想のデスクを発見!

このデスクの主は、本ブログの記事「あなたの鞄を軽くするアプリ5選」にも登場した、データエンジニアの千葉祐大でした。

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ガジェット好きとして社内でも有名な千葉。

「こんなデスクなら、きっとクリアデスクのコツを熟知しているはず」。そう思い、早速インタビューしてきました。


クリアデスクのコツ

鈴木:先日はブログ記事へのご協力ありがとうございました。実は、またお力を借りたいんです。テーマは「クリアデスク」なんですけど。

千葉:いいですよ!

鈴木:わーい! では早速。まずは、私のデスクの画像を見てください。どうですか?

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差し入れのお菓子や植物、Eightとコラボレーション中の「喪黒福造名刺」などが散在。

千葉:どうって言われても…。セキュリティ的にNGということはないですが、ちょっと無駄な物が多いですね。

鈴木:千葉さんのデスクはさっぱりしていますよね。凛々しさすら感じます。

千葉:ありがとうございます。かなりこだわっています。

鈴木:いつからこういうデスクのスタイルなんですか?

千葉:新卒で入ったのがコンサルティング会社で、ワンフロアの中にさまざまな企業の情報が集まる環境でした。なので、その頃から身についています。

鈴木:習慣化しているんですね。私自身も、最低限のクリアデスクは身についていると思いますが、気づくとデスクの上に物が増えていて…。これを機に、ルールを作りたいなって思っているんです。千葉さんは、ご自身で決めているルールはありますか?

1. 離席中にはPCをスクリーンロック

千葉:いくつかあります。基本ですが、離席中には必ずPCをスクリーンロックします。短時間であれば、スマホは充電器に置いたままにすることもありますが、その際にはFace IDでロックをかけ、Apple Watchと連携させているので万が一持ち去られたとしても気づけるようにしています。

鈴木:デスクの上にある物が、私と比べて極端に少ないですね。手元に置きたい小物類はどうしていますか?

千葉:足元にラックを用意して、ティッシュや電卓、ミニゴミ箱などを置いています。

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昇降デスクの足元には小物を置くラックのほか、疲れを緩和させるマットも。

2. デスクの上に置く物は10個以下

千葉:デスクの上の物は10個以下と自分の中で決めています。重要な資料が他の物に紛れるのを防ぐためです。例えば、「プロジェクトAの資料にプロジェクトBの資料が紛れ込んでしまう」というリスクも減らせます。

鈴木:なるほど〜!

3. 重要な情報はすぐにキャビネットの中へ

千葉:業務上知り得た特別な情報に関しては、そもそもデスクの上に置きません。

鈴木:そもそもですか?

千葉:そうです。書類や、メモをとったノートはすぐに鍵付きキャビネットか鞄の中にしまいます。

4. 紙類は1枚たりとも残さない

鈴木:書類などはすぐにたまっちゃいませんか?

千葉:紙類は基本的に全て捨てます。書類はスキャンしてPDF化し、「資料名+末尾に日付」でタイトルをつけてBox(※)に保存しています。スキャンし終わった書類は社内に設置された文書用の鍵付きゴミ箱(専門の業者により中身は溶解処理される)に入れます。こうするとセキュアだし、管理がとても楽ですよ。

※ Sansan社内で使っているファイル共有ツール。

5. 名刺はスキャンしてデータ化する

鈴木:徹底してますね。そのほかの個人情報はどうしてますか?

千葉:この場合「そのほかの個人情報」というのは…。

鈴木:さすが冴えてますね! もちろん名刺のことを言ってました。

千葉:やっぱり。言うまでもないですが、名刺もスキャンしデータ化して管理していますよ!Sansanに入社する前は、個人で購入したスキャナーのScanSnapを使って名刺をデータ化していたんですよ。

鈴木:以前本ブログでも紹介した、スキャナーを使って名刺を取り込む方法ですね。個人でScanSnapを持っていなくても、Eightに取り込む方法もあるんですよ。

千葉:「どこでもスキャン」ですよね。カフェやコワーキングスペースにEight連携用スキャナーが設置されていますね。

鈴木:それです! あとは、Eightのスキャンスタッフが名刺をまとめて取り込む「スターターパック」っていうサービスもあります。

千葉:それ、入社前に知っていたら絶対使っていました(笑)。

▼「どこでもスキャン」「スターターパック」の詳細はこちらでご案内しています

大量の名刺をまとめてサクッとデータ化できるサービスがあるんです。


まとめ

クリアデスクの心得

  1. 離席中にはPCをスクリーンロック
  2. デスクの上に置く物は10個以下
  3. 重要な情報はすぐにキャビネットの中へ
  4. 紙類は1枚たりとも残さない
  5. 名刺はスキャンしてデータ化する

ルールを決めることで、これまでよりずっと簡単に、しかも継続してクリアデスクを実践できそうです。名刺の整理には、「どこでもスキャン」や「スターターパック」をぜひご活用くださいね!


文/鈴木由香

2016年12月、新しい価値を生み出す事業内容に惹かれ、Sansan株式会社に入社。ビジネスSNS Eightのプロジェクトマネジャー(PM)として、ユーザーのエンゲージメントを向上させるための機能開発を推進。

2018年1月、Eightが運営するメディア「Business Network Lab(BNL)」編集部に異動。「Eightの便利な使い方をもっと広めたい」という思いから、「Eight Tips」カテゴリを立ち上げる。

同年6月、「Eight Tips」の拡張版としてEight公式ブログ「Eight Blog」を開設。同ブログでは、使い方紹介に加え、ユーザーの活用事例や社員インタビューなどのコンテンツを配信。