メルマガの準備は【Eight Team】で楽々！社内の名刺をもとに配信リストを作れます
過去に名刺交換した人にメールを送ろうと思った時に、意外と手間がかかるのが配信リストの作成です。
新サービスのお知らせ、年賀メールなど、さまざまな場面で配信先リストを作成する機会があるかと思います。ですが、部署の名刺を集めて、配信ターゲットに応じて分類し、名刺情報をエクセルに打ち込んで、リストを整形して…と、場合によってはメルマガの中身を考えるより時間がかかることもあるかもしれません。
中小企業向け名刺管理サービス「Eight Team」では、自分の名刺を絞り込んでダウンロードしたり、管理権限をお持ちの方であれば、メンバーが共有している名刺をCSV形式で一括ダウンロードしたりすることができます。
本ブログでは、Eight Teamの名刺共有メンバーが、自身が所有する名刺を絞り込んでダウンロードする手順についてご紹介します。
なおアカウント権限ごとにダウンロード形式が異なるので、管理権限のみをお持ちの方はこちら、管理権限と名刺共有権限をお持ちの方は、こちらをご確認ください。
3ステップと簡単なので、それぞれのステップごとに解説していきます。
— 目次 —
Eight Teamでメルマガリストを作成するメリット
メルマガだけでなく、年賀状や暑中見舞いの宛名リストの作成にも役立つ、名刺データのダウンロード機能をご紹介します。
Eight Teamでメール配信リストを作成するメリットは3つです。
- 名刺の集約や手入力の手間が省ける
- タグなどの条件で名刺を簡単に絞り込める
- 宛名の差し込みが正確にできる
Eightを利用すると、名刺を撮影するだけで自動で名刺情報がデータ化されるため、手入力でリストを作成する手間を省くことができます。さらに、相手がEightユーザーであれば、名刺が最新の情報に自動的に更新されるため、新しい情報に手動で書き換える必要もありません。
またWeb版 Eightで名刺をダウンロードする際に、役職や名刺交換日などを用いて、簡単に名刺を絞り込むことができます。配信ターゲットに応じたリストの整形がぐっと楽になります。
また、メールの中に「〇〇様」と名前を差し込む場合も、Eightなら正確にデータ化されるため、誤字脱字のリスクを低減できます。
ここからは、名刺情報をCSV形式でダウンロードする具体的な手順を画像付きで解説していきます。なお以下では、名刺共有権限をお持ちの方が、ご自身が所有する名刺を絞り込んでダウンロードする手順についてご紹介します。管理権限のみをお持ちの方は、「共有名刺データを一括ダウンロードする手順」についてご確認ください。管理権限と名刺共有権限をお持ちの方は、「共有名刺データを絞り込んでダウンロードする手順」より、名刺を効率的に絞り込んでダウンロードしてください。
ここからは、Eight Teamを用いて具体的な手順を画像付きで解説していきます。
ステップ1 名刺を絞り込む
まず、Web版Eightにログインしましょう（https://8card.net/login）。ログイン後、配信目的に応じて赤枠内の条件を指定し、名刺を絞り込みます。
例えば、あるイベントに関するメールを配信する場合は、特定の地域や役職で絞り込むことができます。また、展示会で交換した名刺だけを抽出したい場合は、名刺交換日で絞り込むなど、目的に応じたリストを作成することができます。
ステップ2 名刺データのダウンロード
絞り込んだ名刺の中から、実際にダウンロードしたい名刺を選択します。
個別に選択する場合は名刺の左にあるチェックボックスにチェックを入れてください。全選択する場合には、名刺一覧左上のチェックボックスにチェックを入れてください。選択が完了したら［ダウンロード］ボタンをクリックします。
ステップ3 ダウンロードする名刺を選択する
希望の抽出条件を選択のうえ、名刺をダウンロードしましょう。
［姓と名で分割をする］にチェックを入れると、宛名書きの際に便利です。
同一人物の名刺が重複して登録されている際には、Web版 Eightでは自動的に名寄せを行い、統合して表示しています。［最新名刺のみデータ化］にチェックを入れると、統合された名刺の中で、最新のプロフィールとして表示されている名刺のみをダウンロードすることができます。
設定が完了したら［ダウンロードファイルを作成する］をクリックし、作成されたファイルをダウンロードします。
実際にダウンロードしたデータはこちらです。
ダウンロードデータの中には郵便番号や住所のデータも含まれるので、DMや年賀状・暑中見舞いなどの宛名印字をする際も役立ちます。データもダウンロードされるのでDMや年賀状・暑中見舞いなどの宛名印字にも役立ちます。
Eight Teamを活かして、メール配信を始めましょう
ここまでメール配信リストの作成についてお話してきました。皆さんの中にはメールマーケティングに挑戦してみたいが、どんなメール配信ツールが良いのかわからないという方も多いと思います。
おすすめのメール配信ツールは、株式会社ラクスが提供する「配配メール」です。Eight Teamからの紹介で配配メールが最大2ヶ月無償となります。
Eight Teamと配配メールの活用事例もご紹介しているため、ご興味がある方は以下のページより資料請求をお願いします。
社内の名刺データを有効活用し、ターゲットに合わせたメール配信を行いましょう。Eight Teamを活用して、効果的なメール配信を行うことで、ビジネスのきっかけ作りにお役立てください。
※記事内容は、2024年12月19日時点のもの
