年賀メールの準備はOK？ 年末年始におすすめ、2つのEight活用術をご紹介
こんにちは。Eightの谷です。
2020年も残りわずかとなりましたね。例年に比べると、対面で出会う機会が少ない年だったように感じます。
それでもEightを見返してみると、今年新たにつながった人もたくさんいました。オンライン上で出会った人には、いつかオフラインでもお会いしたいな、なんて思ったりしています。
皆さまは今年、新しい出会いがどのくらいありましたか？
今年生まれた貴重な出会いを、来年からのビジネスにより活かせるように、今回は年末年始におすすめの2つの活用術をご紹介します。
1.【リスト作成】名刺データを元に年賀メールの宛名リストをつくる
皆さまはもう年賀状の準備は万端ですか？
年賀状を出すのはひと苦労ですが、せっかくのご縁ですから、大切にしたいものです。
特に手書きのメッセージが添えられた年賀状は受け取ると嬉しいもの。でも今年私は、年賀状ではなく年賀メールにしました。送りたい相手がリモートワークを続けている可能性があり、年賀状だとすぐに手元に届かないかもしれないなと思ったので。
ただ、いずれにしても忙しい年末にそれらの準備をするのは大変ですよね。そこでおすすめなのが、Eightを活用した宛名リスト作成です。
Eightに登録した名刺データはCSV/ContactXML形式で一括ダウンロードが可能※1。ダウンロードしたデータは宛名リストとして活用できます。まだ年賀状や年賀メールの準備が終わっていない方は、ぜひ試してみてください。
※1 名刺データのダウンロードができるのは、プレミアム機能に限ります。
ここでは、Eightに登録した名刺データを宛名リストとして活用する手順をご紹介します。
① 送りたい人の名刺にタグを付ける（目安：10分）
タグは、Eightに登録した名刺を任意の名前で分類できる機能です。ダウンロードする前に、送りたい人の名刺にタグを付けておきましょう。そのタグで絞り込めば、リストを短時間でつくることができます。
それではまず、タグをつけるところから見ていきましょう。検索窓の右端にあるタグのアイコンをタップしタグ検索の画面へ。
「マイタグを新規作成」をタップし、タグ作成の画面へ。例えば「年賀状 2021」など、好きな名前でタグをつくります。
タグができたら、タグを付ける名刺を選択します。複数枚の名刺を選んでタグをつける方法は、こちらをご覧ください。
ご参考までに、約900枚の名刺の中から送りたい人の名刺を選んでタグをつけるのに、約10分かかりました。
② Eightに登録した名刺データをダウンロード（目安：1分）
名刺データはPC版Eightからダウンロードできます。
③ダウンロードしたリストを整形する（目安：7分）
①で作成したタグでリストを絞り込みます。選んだタグ名の列に「1」と入力されているのが、タグが付いているデータです。
「1」で絞り込んで別のシートにデータをコピーするか、「（空白セル）」をリストから削除してご使用ください。以下の画像は作成したタグ「年賀状 2020」でリストを絞り込んでいるものです。（Office for Macで操作したイメージ）
名刺データのダウンロードおよびリストを整形する方法について、もっと詳しく詳しく知りたい方は以下の記事をご参照ください。
関連記事：名刺データのダウンロード機能について
宛先をリスト化する手間が省ける分、メッセージの作成に時間がかけられます。せっかくのご縁を大切にするためにも、思いのこもった年賀メールを送りたいものですね。また、Eightは、「宛名職人」や「筆まめ」などのはがき作成ソフトにも対応しています。年賀状を作成する際は、以下の記事をご参照ください。
関連記事：はがき作成ソフトで宛名を印刷できます。
2.【プロフィール更新】あなたのことをもっと伝える
今年、皆さまは何人と名刺交換しましたか？ 対面で出会う機会が減った年でしたが、そんな中でも生まれた出会いはとても貴重です。せっかくの縁ですから、良いつながりへと育てたいものですね。
年始にあなたからの年賀状や年賀メールを受け取った相手は、あなたのことを思い出してEightを見返すかもしれません。あなたの最新の情報が伝わるように、年末年始のお休み中に、プロフィールを更新しておきましょう。
Eightのプロフィール画面は、今年11月に新しくなり、あなたのことを相手により伝えやすくなりました。名刺情報以外で更新できる箇所をご紹介します。
①顔写真
あなたの顔写真を設定できます。顔がはっきりわかる写真を活用すれば、ずいぶん前に名刺交換をした相手にも、思い出してもらいやすくなります。
②仕事内容
どんなお仕事をしているのかをひとことで書き込めます。会議などで一度に多くの人と名刺交換した際、誰がどんな役割なのかを一人ひとり覚えておくことは困難ですが、ここに仕事内容が書き込まれていると、あなたのお仕事や役割を相手が瞬時に理解できます。
③プロフィール名刺
今年Eightは、複業や兼務で活用している名刺もすべて登録できるようになりました。あなたのプロフィール画面を見た相手も、名刺画像を横にスクロールすることで、あなたが活用している他の名刺も確認することができます。「こんなこともできるんだ」という気づきが生まれ、新たなビジネスへとつながるきっかけになるかもしれません。
関連記事：相手に合わせて名刺を使い分け、自己紹介を工夫する。パラレルワーカーとして、ビジネスの幅を広げていくコツとは？
④キャリアサマリ
あなたの過去のキャリアから現在に到るまでの変遷、現在持っている資格や受賞歴などを書き込むことができます。ただ名刺交換をしただけではなかなか伝えることができない、あなたのキャリアや強みを相手に知ってもらうことで、ビジネスの幅が広がるかもしれません。
キャリアサマリの設定方法はこちら
関連記事：41年間が凝縮された「すごいキャリアサマリ」のユーザーをご紹介。
対面での出会いが少ない年でしたが、オンライン上でも名刺交換ができたり、じっくり話をすることができたりと、素敵な出会いも生まれたのではないでしょうか。
ユーザーの皆さまに、こうした出会いの価値をもっともっと感じていただきたい。そんな思いを持って、私たちEightは来年も皆さまと向き合い、サービスを磨いていきたいと思います。
それでは皆さま、本年もEightをご活用いただき、ありがとうございました。良いお年を！
