Eight Teamの名刺を共有し、マーケティング視点を持った営業活動を実現【セミナーレポート】
2023年7月23日、当社が提供する中小企業向け名刺管理サービス「Eight Team」がセミナーを開催し、実際にEight Teamを業務にご活用いただいている企業様に、社内で活用を促進するための工夫や具体的な活用方法を伺いました。
ご登壇いただいたのは、法務・知的財産に関する人材の紹介派遣事業などを行う株式会社ＰＤＣの営業部 部長である梅田様。営業組織を本格的に立ち上げ、マーケティングに力を入れ始めたＰＤＣが、その中でどのようにEight Teamを活用しているのかについてお話しいただきました。
本記事では、その内容をレポート形式でお伝えします。
「Eight」が提供する中小企業向け名刺管理サービスです。スマホで名刺を撮影するだけで、高精度でデータ化され、社内の名刺を一元管理ができます。相手がEightユーザーの場合は役職変更、転職など最新の情報をキャッチできます。
— 目次 —
登壇者の紹介
――まずは、梅田様の自己紹介をお願いします。
株式会社ＰＤＣの営業部の部長を務めている梅田と申します。私は、中堅の印刷会社の営業からキャリアをスタートしまして、2002年に現在の株式会社ＰＤＣに転職しました。その後、知財関連団体に3年間出向してメーカーとの渉外担当を経験。帰任後、2020年に新規事業として士業と管理部門に特化した求人・転職サイト「リーガルワーク転職」を立ち上げ、現在も引き続き携わっています。
――ＰＤＣについても紹介いただけますか？
「リーガルワーク転職」の運営を通じた人材の紹介派遣事業のほか、紙書類を電子化するBPO事業や、特許や技術情報などの翻訳事業、教育事業などを行っています。教育事業については、学童保育のKids Duoや幼児教育のチャイルド・アイズといった教室運営、英会話アプリの提供など、幅広く展開しています。
理想のマーケティング実現のため、ツールを導入
――Eight Teamは、どのような経緯で導入に至りましたか？
もともと当社は、官公庁をメインのお客様とした会社で、固定のお客様から約60年にわたって安定的にお仕事をいただいていました。しかし最近は、テクノロジーが進化していることを背景に既存の提供サービスの価値が低下し、これまでと同じようにビジネスを行っているだけでは売上の向上につながらないということが見えてきました。
そこで、当社も時代の変化に対応していこうと、社内にこれまで存在していなかった営業組織を立ち上げ、新規顧客の開拓に力を入れることにしました。営業組織のメンバーは6名。少ない人数で大きな成果を上げるためには、マーケティングの考え方が必要不可欠だと思いました。
理想のマーケティングを実現するために、まず導入したのは、顧客管理ツール「kintone」とMAツールです。しかし、2つのツールを使う際に必要となる顧客情報の入力には、多大な手間がかかっていました。そこで、効率化のために名刺管理サービスの検討を始めました。SansanとEight Teamの2つを比較検討し、立ち上がったばかりの少人数組織で最低限の価格からスタートできるEight Teamを使ってみることにしたのです。
最新の顧客情報がいつどこでも手に入るように
――Eight Teamを具体的にどのように活用していますか？
私たちが所属する知財の業界は非常に狭いため、営業相手がすでに誰かの知り合いであることがよくあります。
そこで、営業前にEight Teamでデータを検索し、過去に当社の役員と名刺交換したことがあるかどうかを確認するようにしています。もし役員とのつながりがあれば、営業で会話を広げる材料にしたり、事前に当社にあるデータからそのお客様の情報を調べたりして、活用していますね。
Eight Teamやkintoneにはアプリもあるので、外出先で最新情報や連絡先などをすぐに調べたいときにも役立てています。以前は、外出先で連絡を取りたいお客様の情報を手帳に書き込んで、それを常に持参していました。その書き込む手間もなくなりましたし、欲しい情報が手元にないといったこともなくなりました。
年数回出展させていただいている展示会では、名刺交換したあと、その場でEight Teamのアプリを使って、名刺データを取り込んでいます。データはそのままMAツールに連携し、新たなお客様に向けて、メール配信を行っています。
――Eight Teamを導入して良かったと思うことは何ですか？
Eight Teamを導入する以前は、展示会でもらった名刺の束を会社に持ち帰り、パートさんに一つひとつ入力していただいた後、入力ミスがないかどうかを確認していました。メールアドレスを1文字でも間違えるとメールが届かなくなってしまいますので、情報のメンテナンスに時間と労力を非常に費やしていましたね。でも、Eight Teamのアプリからその場でデータ化できるようになり、その手間が全くなくなりました。
あと、同じくEightのユーザーであるお客様と名刺交換を行うと、お客様が異動や転職、事務所移転などで名刺情報を更新した際に、Eight Teamを通じてこちらの情報もアップデートされます。
その情報はkintoneにも連携されるため、日々の情報のメンテナンス面でも手間をかけることなく、常に最新の情報が見られることがありがたいですね。今後も、Eight Teamとkintoneの連携機能を踏まえて、より良い運用フローを構築したいと思っています。
また、情報がアップデートされると通知が届くので、それをきっかけにお客様にご連絡して、営業の機会につなげることもできるようになりました。
チームで共通の目的意識を持ち、運用を定着化
――Eight Teamを導入したものの、チームメンバーに活用がなかなか浸透しないといった声も聞くことがあります。梅田さんは、チーム内でEight Teamの運用フローをどのように確立し、定着させていったのでしょうか？
私たちはマーケティングの一環としてEight Teamを活用したいと考えていたので、Eight Teamでメールアドレスなどの顧客情報を取り込み、MAツールでメールマガジンの配信やオウンドメディアの管理などの工程を踏みながら顧客とのつながりをつくって、問い合わせから、最終的には成約までコントロールするというフローを確立しました。
加えて、そのフローをチーム内に定着させるために、メンバーに常に声掛けをしたり、自分自身も実際にツールを使ったりしながら、運用フローを整えていきました。
――その中で、特に苦労されたことはありましたか？
名刺情報を取り込んで顧客情報を管理していくことの重要性を周知し、共通の目的意識を持つことで運用の定着化につなげていこうと考えたのですが、チーム内の共通の理解を醸成しながら進めていくのに苦労しましたね。
また、名刺の登録一つとっても人によってやり方が異なり、ある程度まで名刺を溜めてからまとめて登録する人もいました。そういった人には、やはりこまめに声を掛けることで、登録の習慣化に努めました。
将来につながるお客様情報も管理できる
――最後に、Eight Teamをさらに活用したいと思っている方に、メッセージをいただけますか？
マーケティングは、顧客情報の管理から始まると考えています。その顧客情報をすぐに電子化できる点で、Eight Teamは非常に役立つツールです。
また、すぐに商談につながるお客様だけでなく、将来的に商談につながる可能性のあるお客様の情報もしっかりと管理できることがEight Teamの良いところ。そうした利点を活用しながら、ぜひビジネスの発展につなげていただければと思います。
まとめ
以上、株式会社ＰＤＣ 営業部 部長の梅田様に登壇いただいた、Eight Teamの活用促進方法についてのセミナーレポートをお伝えしました。
活用促進のカギは、目的意識の共有とこまめな声掛けとのお話でした。梅田様の取り組みを参考に、ぜひEight Teamのさらなる活用を進め、ビジネスに役立てていただければと思います。
以下に、セミナーで触れられたツールの詳細を紹介します。これらに関心がある方は、サービスサイトより詳細をご確認ください。
名刺管理サービス「Eight Team」
業務改善プラットフォーム「kintone」
Eight Teamとkintoneの連携機能（Eight Teamのオプションです）
