Eight Teamでは、サイボウズ社が提供する「kintone」との連携機能を、オプションとして用意しています。
そこで、Eight TeamおよびEight Teamのkintone連携機能を活用して成果を出されている株式会社アースリレーションズの代表取締役社長 新松正博様に、どのように活用し、何を実現しているのかをお話しいただきました。

— 目次 —

• 名刺情報をkintoneへインポートする手間を削減するため、kintone連携機能を導入
• kintone上にアプリを作成し、Eight Teamと定期的に同期
• Eight Teamとkintoneの連携により、営業効率が大幅にアップ
• まとめ

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名刺情報をkintoneへインポートする手間を削減するため、kintone連携機能を導入

――まずは、アースリレーションズの会社概要を教えてください。

戸建住宅や低層アパートを対象に、地盤調査および地盤補強工事を行っています。主にハウスメーカーや住宅工務店から依頼を受け、現場で地盤を調査して調査データを取得し、補強工事の要不要を判定します。当社が工事を受注すれば、工事管理として材料や施工業者の手配、工事の打ち合わせなどを行っています。

――Eight Teamのkintone連携機能を使用いただいていますね。どのようなきっかけで導入しましたか？

Eight Team導入のきっかけは、コロナ禍になり、訪問営業ができなくなったことでした。新たな営業手法を取る必要があると考え、メールマガジンを配信することに決めました。そして、個々で管理していた名刺を社内で共有し、メルマガのリストとして活用するため、2021年1月にEight Teamを導入しました。同時期に、顧客の詳細情報やメルマガ配信の可否などを管理するためのクラウドツールとして、kintoneも導入しました。

Eight Teamそのものはとても使いやすく、名刺管理の属人化から脱却できたことに加えて、異なる部門の従業員同士でも簡単に顧客情報が共有できるようになり、便利になりました。

ただ、そもそもの目的だったメルマガは、10回配信した程度で頓挫してしまいました。一度Eight Teamに取り込んだ名刺情報をCSVで出力してkintoneにインポートし、一つひとつの情報を精査しながらメルマガを送る顧客を選定し、それをまたCSVで出力してメール配信サービスに取り込んでいたのですが、その方法ではとても手間がかかります。また、配信エラーになった人や退職した人のアドレスを排除するといったメンテナンスも面倒で、やらなくなってしまったんです。

その後、1年ほどはメルマガ配信から離れていたのですが、kintoneの提供元でもあるサイボウズのメール共有システム「Mailwise（メールワイズ）」を知り、改めてメルマガ配信を再開しようと決意しました。Mailwiseを活用すれば、kintoneから配信サービスへの情報連携が、CSVに出力してインポートする手順を踏まずにできます。また、配信エラーのアドレスも簡単に排除できて、メンテナンス工数も削減できます。

さらに、似たようなタイミングで、Eight Teamのオプションとしてkintone連携機能がリリースされた情報を知り、これを活用すれば名刺情報の取り込みからメルマガ配信までが効率化できるのではないかと思って、すぐに導入を決めました。

――実際にkintone連携機能を使ってみて、いかがですか？

比較的安価だったこともあり、「とりあえず試してみよう」という軽い気持ちでしたが、連携の設定は簡単でものの数分で完了できました。名刺情報の同期も、導入前に期待した通りボタン1つでできるようになり、名刺交換からメール配信リストへの登録までのスピードが格段に上がりました。

kintone上にアプリを作成し、Eight Teamと定期的に同期

――Eight Teamおよびkintone連携機能を、具体的にどのように活用していますか？

まず、kintone上に「名刺アプリ」を作成し、そこにEight Teamの情報を同期しています。会社名、氏名、電話番号、名刺交換者など、Eight Teamにある項目は基本的に「名刺アプリ」にも作成し、定期的に同期しています。

さらに、「顧客担当者情報アプリ」もつくり、ここにメール配信の対象や今後営業活動をしていく顧客を登録しています。「顧客担当者情報」は、その中でメルマガ配信の可否やその方が関係する案件の状況などを管理しています。

「顧客担当者情報アプリ」のレコードは、kintoneのアプリアクション機能を使って作成したアクションボタンを押すだけで、名前やアドレス、電話番号、会社名、会社住所などの情報を自動的にコピーして、登録できるようにしました。そこに、当社の担当営業の名前やメルマガ配信の可否などの情報を追加して、保存しています。これによって、情報を手動で入力する手間が削減できてミスもなくなり、顧客管理の運用も容易になりました。

メルマガを配信する際は、kintone上であらかじめ作成していたメルマガの雛形をMailwiseと連携させて、「顧客担当者情報アプリ」から配信可能とされている人を選んで、配信しています。配信後は、メルマガが届かなかった人をチェックして、メルマガ配信可否の情報を更新します。これら一連の工程を繰り返しながら、定期的な配信を行っています。

――Eight Teamの運用が定着するまでに、苦労したことはありますか？

Eight Teamへの名刺情報の取り込みは、スマホによる撮影のほか、社内にスキャナーを置いて、複数枚を一度に取り込めるようにしています。ただ、名刺交換をしてすぐに名刺情報を取り込む習慣が定着せず、中には何十枚も溜め込んでから一気に取り込もうとする人もいました。

そこで、メルマガの重要性を周知することに加えて、私が定期的に名刺の登録状況を確認し、登録が遅い人には名刺情報はメルマガ配信に使う大切な情報であることを伝え続けて、浸透させていきました。kintoneに情報を連携する習慣も、それに伴って少しずつ定着していきました。

Eight Teamとkintoneの連携により、営業効率が大幅にアップ

――導入からこれまでを振り返って、どのような効果がありましたか？

Eight Teamと、kintone連携機能の導入により、同期ボタンを押すだけで情報が同期できるようになり、kintone上での顧客管理が簡単にできるようになりました。また、kintone連携機能を利用することで、Eight Teamのアカウントを持っていない社員も名刺情報が閲覧できるようになり、請求書の作成などの業務が効率化しました。

加えて、Mailwiseを導入したことで、名刺を交換してからメルマガの配信先として登録するまでの作業も非常に効率化し、シームレスになりました。コロナ禍になる前は、営業がカバンの中に重いパンフレットを詰めて、お客様を回っていました。どんなに多くても1日に10件までしか回ることはできませんでしたし、毎回会社紹介から始めて、案件にはつながらないことも多くありました。

しかしメルマガであれば、数時間の準備だけで、一度に何千件というお客様に対するアプローチができます。実際に、現時点で有効な配信先は1500件。そうしたお客様に、当社の事業紹介や地盤情報、施工事例の紹介することで、当社の情報をなんとなく記憶に留めてもらい、何か関連する案件が発生したときに、「アースリレーションズが対応できるな」とお客様に思い出してもらい、連絡をもらえればと考えています。

メルマガの配信を始めたことによって、今は新規開拓のために知らない会社に訪問する機会も、徐々に減ってきています。それよりも、お客様から連絡をもらってから、営業が訪問、またはオンラインを通して具体的な話をする機会が増えていますね。

まとめ

株式会社アースリレーションズの代表取締役社長である新松様にEight Teamおよびkintone連携機能の活用事例を伺いました。

1件1件訪問する地道な営業活動から、メルマガ配信による情報発信で大きく営業手法を変え、営業効率を大きく向上させたアースリレーションズ。その取り組みには、活用できる顧客情報が一元管理されている点が重要です。あなたの会社でも顧客管理を導入してみてはいかがでしょうか？

また、今回のお話で触れられたツールの詳細を以下に紹介します。これらに関心がある方は、サービスサイトより詳細をご確認ください。

名刺管理サービス「Eight Team」
業務改善プラットフォーム「kintone」
Eight Teamとkintoneの連携機能（Eight Teamのオプションです）