たまっていく名刺…有効な活用方法とは？中小企業の事例をもとにわかりやすく解説！

2023年7月31日

人材リソースに限りがある中小企業を中心に、見込み顧客（リード）の獲得や業務の効率化に課題を抱えることは少なくありません。

そんな課題を解消する一つとして、顧客情報を「共有」し、そのデータを「活用」することを可能にする名刺管理サービスが注目されています。

本記事では、実際の事例をもとに効果的な名刺の活用方法をご紹介します。

— 目次 —

社員1人が所有する名刺は614枚。活用できていない情報

企業が顧客を増やしていくためには、効率的な顧客の獲得と受注率の向上が求められます。

その顧客の源泉となるのが、日々の営業活動などで交換した名刺情報です。ところが、これらの名刺情報は獲得されたまま、十分に活かされていないという事実もあります。

弊社（Sansan株式会社）が提供する、中小企業向け名刺管理サービス「Eight Team」の調査では、ビジネスパーソン1人あたりが所有している名刺の平均枚数は614枚です。

その一方で、調査したうちの45％のビジネスパーソンは名刺を名刺ファイルなどで管理しており、多くの企業が「顧客情報の40％はお客様の現在の状況が不明」と答えています。

名刺情報の活用のメリットとは？

名刺はビジネスや人間関係を構築する上で非常に役立つ情報源ですが、実際に有効活用することでどのような効果が期待できるのでしょうか？

成約や新規獲得につながる

名刺には、相手の連絡先や役職、企業情報などが記載されており、これらの情報を適切に管理・活用することで、ビジネスの成長や人脈の拡大につながります。

例えば営業担当者の場合、展示会やセミナーなどでもらった名刺は、今後の営業活動の見込み顧客として、営業リストの作成に活用できます。マーケティング担当の場合はメルマガ配信などで自社製品やサービスの情報を発信することにも。

デジタルによる情報共有で業務効率化

ここで重要なのは、名刺をアナログではなくデジタルで管理することがポイントです。

デジタルで管理することで、その情報は組織全体で一元的に管理され、重複している顧客データなども一本化されます。これにより、顧客に対する統一した対応が可能で、効率的な営業活動が可能できるようになります。

【中小企業事例】名刺の活用について事例をもとにご紹介

では、実際の中小企業ではどのような活用をしているのでしょうか？3つご紹介します。

【事例1】部門横断的なデータベースを構築し営業へ活用

南青山リアルエステート株式会社では営業の属人化や、新人のお客様への関係構築に時間がかかってしまうという課題がありました。さらに当時は紙の名刺の管理業務が営業時間を圧迫し、顧客へのコンタクトが十分に行えていなかった状況でした。

そこで導入された名刺管理サービス（Eight Team）により、名刺情報を一元化・デジタル化し、各営業が個々の提案に活用。

これによりお客様への最適な提案が可能になり、新入社員や若手もスムーズにアプローチできるようになりました。

アナログ業務の削減により営業の生産性が大幅に向上し、組織全体の競争力強化に寄与したといいます。

南青山リアルエステート株式会社の事例はこちら：
社内の名刺をデータ化・共有し、部門横断的なデータベースを構築。提案力、組織営業力、企業競争力の強化を実現し、不動産業界の中で圧倒的な存在感を出していく

【事例2】過去に交換した名刺を講演会の集客へ活用

株式会社東和コーポレーションは、建設工事の設備電気付帯工事事業者として、多くの会社に専門工事の支援を提供する企業です。

2023年5月現在17ヵ所の営業所を設けていますが、2016年頃までは営業所間での情報共有が不十分で、営業効率化の余地があったといいます。

当初利用していたサービスは読み取り精度が低く、データの手直しが必要でした。そこで名刺管理サービス（Eight Team）を導入したところ、名刺の読み取り精度が大幅に向上したのです。

これにより、営業所間で名刺データをスムーズに共有でき、取引先への訪問に関する業務も効率化しました。

また、同社は従業員向けの安全教育や業務講演会を、お客様である現場監督および若手職人向けにも開催していますが、その案内をするときに名刺を活用しています。

過去に名刺交換した方々に講演会の案内を送ることができ、結果として大勢のお客様に参加してもらうことができたといいます。

株式会社東和コーポレーション事例の詳細はこちら：
Eight Team×配配メールの「合わせ技」で、講演会集客に成功！情報発信の一歩として活用する2つのサービス

【事例3】展示会で獲得した名刺を漏れなくフォローマーケティングへ活用

株式会社ネクスタは、製造業向けの生産管理システム「スマートF」をSaaSで提供しています。

ネクスタが名刺管理サービス（Eight Team）を導入したのは、展示会で交換した名刺の管理に課題を感じていたことが理由のひとつです。

展示会ではすぐに商談化する見込みが高くない名刺も多いため、結果的に放置してしまう…そのような状況をなんとかできないかと考えていました。

名刺管理サービスの導入後、即座にお礼のメールを配信できるようになりました。さらに、今まで展示会後フォローできていなかった方々にも漏れなく連絡できるようになった点もメリットと感じているといいます。

株式会社ネクスタ事例の詳細はこちら：
Eight TeamとHubSpotを活用した売上アップにつながる顧客管理の方法【セミナーレポート】

名刺の活用・データ構築は3ステップで難しくない

名刺を実際に活用するまでのステップについて紹介します。

ステップ1｜社内に溜まった名刺を一括でデータ化

まずは、たまった名刺をデータ化することから始めましょう。

紙の名刺をデータ化することで、社内に散らばった名刺を集約し、情報の一元管理ができます。PCやスマートフォンなどのアプリでいつでもどこでも名刺情報にアクセスできるようになります。

ステップ2｜名刺のデータを社内共有

上司や同僚が接触した顧客の名刺情報を、名刺管理サービスを通じて、全社や事業部単位のチームで漏れなく共有し、お互いに確認することができます。

ステップ3｜名刺情報のリストをメール配信などに活用

名刺管理サービスは多くの場合、CSVでデータをダウンロードする機能を兼ね備えています。

ダウンロードしたCSVリストを使い、新規顧客の開拓を目的としたメール一斉配信のほか、CRM（顧客情報管理）ツールと連携して既存顧客へアプローチメールを送ることにも活用することができます。

では、実際に名刺管理サービスを導入するとその他具体的にどんなメリットが得られるのでしょうか？

名刺管理サービスの導入で得られるメリット

名刺管理サービスを利用した名刺のデジタル管理には、具体的に下記のようなメリットがあります。

名刺のデータ化が簡単で入力する手間がなくなる

名刺情報をデータ化する、と聞くと面倒に感じるかもしれませんが、多くの名刺管理サービスでは専用のスキャナーやアプリが用意されているのが一般的です。

それらを使って名刺情報を読み込むことで簡単に情報のデータ化ができ、入力作業を効率化することができます。

社内への共有や連携がスムーズ

これまで受け取った名刺は、社員それぞれが自分の名刺ファイルやデスクの引き出しの中で管理するものでした。しかし、名刺情報をデータ化することにより、顧客情報を社内全員に可視化することができるようになります。

検索性が高く、知りたい情報にいつでもどこでもアクセスできる

デジタル管理のメリットとして大きいのが、検索性の高さです。会社名や氏名での検索はいうまでもなく、部署や役職名などを使って、瞬時に知りたい名刺情報を調べることができます。

外出先や移動中でも名刺情報を閲覧することができて便利です。

さらに、サービスによってはタグを使って顧客を絞り込む機能もあり、より自由度の高い管理ができることもメリットです。

顧客管理ツールとして、確度の高いアプローチが可能

名刺管理サービスは名刺に記載された情報だけではなく、顧客管理ツールとして細かい顧客情報を紐付けることが可能です。

例えば、名刺交換や商談などで接触した際に話した内容や、誰に決裁権があるのかなどの情報を管理し、社内で共有できるので、顧客に対して確度の高いアプローチを行うことができます。

SFA・CRM・MAツールとの連携が可能

名刺管理サービスの多くは、「SFA（Sales Force Automation：営業支援システム）」や「CRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）」「MA（Marketing Automation：マーケティングオートメーション）」といった営業・マーケティング活動を支援する各種ツールとの連携も可能です。

名刺情報をツールと連携させることで、見込み顧客の発掘や、既存顧客の売上向上などさらなる活用が期待できます。