【暑中見舞い × 名刺ダウンロード】宛名リストを簡単に作るコツをご紹介

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登録した名刺をCSV形式で一括ダウンロードし、整形したリストをもとに宛名ラベルを作りました。【Advanced Tips】


こんにちは。Eightの村上です。

今年も暑中見舞いの時期がやってまいりました。むかしに比べると手紙を書く機会が減っていることもあり、ちょっとした贈り物をするようでワクワクします。ハガキも、受けとった相手がデスクに飾りたくなるような、素敵なデザインを選びたいところ。

現在は富山付近の住まいで仕事をしていることもあり、この地方に縁のあるハガキを贈ろうと探したところ、見つかったのが「富山もよう」(トップ画像)。ファッションブランド「マリメッコ」のデザイナーとコラボして、富山に縁のある物をモチーフにデザインされた柄だそうです。

富山美術館のショップで購入し、準備万端。早速、暑中見舞いの準備方法をご紹介してまいります。

梅雨が明ける前に、暑中見舞いの準備をはじめよう

※ 一般的に暑中見舞いの期間は梅雨明け〜立秋前日(2019年は8月7日)までと言われています。もしそれ以降になった場合は、残暑見舞いとして出すのが良いでしょう。


名刺データダウンロードで宛名ラベルを作成

Eightプレミアムなら、登録した名刺データをCSV/Contact XML形式で一括ダウンロードできます。このデータを使って宛名リストを作成すると作業がぐっと楽になります。

今回は、ダウンロードしたCSVファイルを整形して、ネット印刷の会社に宛名ラベルのレイアウト作成および、印字を依頼しました。

複合機を使う場合は、「宛名職人」や「筆まめ」などのソフトを使って宛名ラベルのレイアウトを作成するのも良いでしょう。後述の「3. 印刷データを作成する」で、「宛名職人」を使った印刷データの作成方法もご紹介します。

直接ハガキに宛名を印字したい場合は、下のブログをご参照ください。「宛名職人」を使って印刷データを作成し、複合機でハガキに印字するまでの流れをご紹介しています。

【年賀状 × 名刺ダウンロード】名刺データをもとに、はがき作成ソフトで宛名を印刷してみました。



1. 送りたい相手の名刺にラベルを付ける

事前準備として、暑中見舞いを送りたい相手の名刺に「ラベル」を付けておくことをオススメしています。ラベルは、任意の名前を付けて名刺を分類できる機能です。あらかじめラベルを付けておくと、ダウンロードした名刺データをラベル名で絞り込めるので、リストの整形が効率化されます。

最初に、新規ラベルを作成します。アプリのホーム画面右上のラベルマークをタップし、次の画面で[新規作成]をタップしてください。

label_1.PNG

label_2.PNG

任意のラベル名を入力してください。

label_3.PNG

ラベルを作成したら、次はラベルを付ける名刺を選択します。作成したラベルを選択して、次の画面で[追加]をタップしてください。名刺の一覧が表示されるので、暑中見舞いを送りたい相手の名刺を選択したら、ラベル付けは完了です。

label_4.PNG

label_5.PNG


2. 名刺データをダウンロードし、リストを整形する

ラベル付けが完了したら、名刺データをダウンロードします。PC版Eightのホーム画面右上にある歯車マークをクリックし、[名刺のダウンロード]を選択してください。

eight_csv_1.png

次の画面で[ダウンロードファイル]を作成をクリックしてしばらくすると、名刺データがダウンロードできるようになります。[CSV形式でダウンロード]または[ContactXML形式でダウンロード]をクリックしてください。ContactXML形式は、「宛名職人」や「筆まめ」などのソフトにも対応しています。

eight_csv_2.png

ダウンロードしたリストを先ほど登録したラベルで絞り込みます。項目名を選択し、フィルターをかけてください。

eight_csv_4_2.png
Office for Macで操作した場合のイメージです。

該当のラベルに対応する行に「1」と入力されているのが、ラベルが付いた名刺です。先ほど登録したラベルの項目(例の場合は「暑中見舞い2019」)をクリックし、「(空白セル)」のチェックを外してください。


なお、リストに記載されている郵便番号にはハイフンが入っていません。もしハイフンを入れて印字したいときは、以下の関数を入れて出力してください

=LEFT(元データ,数)&”記号”& RIGHT(元データ,数)
ハイフン追加.png
Office for Macで操作した場合のイメージです。

なお、Eightの法人向けサービス「企業向けプレミアム」なら、社内のユーザーが登録している名刺をまとめてダウンロードできます。部署やチームでまとめて挨拶状やメルマガなどを送りたい場合は、「企業向けプレミアム」をご活用ください。詳しくはこちらのサービス紹介ページをご参照ください。


3. 印刷データを作成する

Mac用 住所録・はがき作成ソフト「宛名職人」を使って、宛名ラベルの印刷データを作成する方法をご紹介します。

まず、住所録を作成します。[住所録]をクリックしてください。

atena_0.png
画面の見た目は予告なく変更される場合があります。

「2. 名刺データをダウンロードする」で作成したCSVファイルをインポートしますが、その前に、CSVファイルの項目名より上の行を削除してください。項目名より上の行を削除せずにインポートすると、正常に読み込めない場合があります。

csv_1_edited.png
Office for Macで操作した場合のイメージです。

[ファイル]で[開く…]を選択し、「2. 名刺データをダウンロードする」で作成したCSVファイルを選択してください。次の画面で、CSVファイルの項目名と、「宛名職人」が決めた項目名のひも付けを行なってください。

atena_1.png
画面の見た目は予告なく変更される場合があります。

次に、宛名ラベルのレイアウトを作成します。[印刷]をクリックしてください。

atena_2.png
画面の見た目は予告なく変更される場合があります。

[ラベル]を選択し、次の画面で印刷する用紙のメーカーと品番を選択してください。

atena_4.png
画面の見た目は予告なく変更される場合があります。

[印刷対象]のプルダウンをクリックし、先ほど作成した住所録を選択してください。住所録の内容がプレビューに反映されるので、見た目を整えてください。

atena_5.png
画面の見た目は予告なく変更される場合があります。

宛名ラベルに差出人情報も含めたい場合は、[デザイン]をクリックし、[差出人を追加]を選択してください。

atena_6.png
画面の見た目は予告なく変更される場合があります。

レイアウトが完成したら、先ほど選択した品番の用紙を複合機にセットして印刷してください。

label_data_edited.png
実際に作成した印刷データ。

私は今回、宛名ラベルのレイアウト作成および印字は、ネット印刷会社に依頼しました。「CSVファイルをもとに宛名ラベルのレイアウト作成も頼める」「印刷データに差出人情報を含められる」という2点から、オンデマンド印刷のACCEAにお願いしました。レイアウトにこだわりたい場合は、IllustratorやPhotoshop、Wordなどを使って、自身で印刷データを作成するのも良いでしょう。

宛名ラベルは、注文してから2日後に届きました。宛名ラベルを貼り、メッセージを記入して完成したハガキがこちら。

summergreeting_1000px.png
漢字を大きく、ひらがなを小さく書くと字がきれいに見えるそうです。(※ 暑中見舞いの定型文はこちらのサイトを参考にしました。)

暑中見舞いの定型文に加え、一人ひとりに向けたメッセージを必ず1文は書くようにしています。そうすることで、きっと相手との距離が縮まるはずです。


なお、一般的に暑中見舞いの期間は梅雨明け〜立秋前日(2019年は8月7日)までと言われています。もしそれ以降になった場合は、残暑見舞いとして出すのが良いでしょう。

例年、暑中見舞いを出していない方も、今年こそ書いてみてはいかがでしょう。会話を始めるきっかけになるかもしれません。


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文/村上知香

2016年12月、新しい価値を生み出す事業内容に惹かれ、Sansan株式会社に入社。ビジネスSNS Eightのプロジェクトマネジャー(PM)として、ユーザーのエンゲージメントを向上させるための機能開発を推進。

2018年1月、Eightが運営するメディア「Business Network Lab(BNL)」編集部に異動。「Eightの便利な使い方をもっと広めたい」という思いから、「Eight Tips」カテゴリを立ち上げる。

同年6月、「Eight Tips」の拡張版としてEight公式ブログ「Eight Blog」を開設。同ブログでは、使い方紹介に加え、ユーザーの活用事例や社員インタビューなどのコンテンツを配信。