ビジネスの場で多くの名刺を受け取ることが日常となっていますが、名刺は新しいビジネスチャンスが詰まった重要な情報。

とはいえ「セミナーや展示会で増えてきた名刺、どのように整理・保管したら良いのだろう？」とお悩みの方も少なくないはず。

紙のまま保管する「アナログな管理」とデータ化しアプリなどで管理する「デジタル管理」、どちらがビジネスにとって有効か違いについて詳しく解説します。

— 目次 —

• そもそも名刺を整理・保管するメリットとは
• 名刺の整理・保管方法：デジタルとアナログの2つを紹介
• デジタル編：名刺の整理・保管方法2つ
• アナログ編：名刺の整理・保管方法
• 名刺の整理・保管は“デジタル”と“アナログ”のどっちを選ぶべき？

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そもそも名刺を整理・保管するメリットとは

名刺をきちんと整理・保管するメリットとして、主に以下の3つが挙げられます。

1. 名刺は貴重な情報資源になる
2. 営業・マーケティングに活用できる
3. 紛失リスクを軽減できる

名刺は貴重な情報資源

名刺には、名前、企業名、部署名といった、ビジネスにおける重要な情報が記載されています。

名刺の重要性を示す一つのデータによると、一人の従業員が平均で614枚の名刺を所有しているという結果があります（※Eightの調査に基づく）。これは、従業員30名の企業にとって、合計で18,420枚の名刺、つまり18,420のビジネス機会を意味します。

しかし、名刺を単に保管しているだけでは、その価値は十分に引き出されません。名刺の情報を適切に整理・保管し、必要に応じて活用できる状態にしておくことが重要です。

名刺情報は営業・マーケティングに活用できる

名刺をデータ化し一元管理することで、交換した名刺の情報を営業やマーケティングに活用できるというメリットがあります。こういったデジタルでの管理の魅力は、情報の可視化とアクセスの迅速さにあります。

紙の名刺の状態では特定の情報を即座に取り出すことが難しくても、データ化して管理していれば瞬時の確認や検索が可能です。さらに、蓄積されたデータを分析し効率的なマーケティングや営業戦略の策定にも活用できます。

具体的な活用方法としては、展示会やセミナーで交換した名刺は、今後の営業の見込み顧客として、製品やサービスのアプローチができます。

名刺情報を営業・マーケティングに活用できる具体例として、以下の2つをご紹介します。

事例	活用例
休眠顧客の掘り起こし	・名刺情報を整理・管理することで、休眠顧客を可視化しアプローチ（例　新商品や新サービスの紹介、セミナーの案内など） →休眠顧客を再度活性化することは、新規顧客を開拓するよりも手間やコストがかからないため手段として効果的
顧客との長期的な関係強化	・名刺に基づく顧客の業種や役職を活用し、ターゲティングされた情報提供 ・商談や打ち合わせの度に、名刺データを更新・補完

紛失リスクを軽減できる

さらに、名刺管理の適切な取り組みは、企業にとってのリスク軽減のメリットも生み出します。

名刺は、貴重な取引先やビジネスパートナーの情報を持つ重要な情報。これらを紛失してしまうと、ビジネスチャンスの損失だけでなく、信頼性の低下にもつながります。

特にデジタルでの管理は、物理的な紛失や名刺の劣化のリスクを減少させることにつながります。

ここからは、デジタルとアナログの2つの管理方法2ついてメリット・デメリットの側面で解説していきます。

名刺の整理・保管方法：デジタルとアナログの2つを紹介

名刺の整理・保管方法は、それぞれのメリット・デメリットがあります。それぞれの内容を詳細に見ていきましょう。

整理・保管の種類	メリット	デメリット
デジタル	・瞬時に 検索可能 ・大量の名刺をコンパクトに保存 ・情報の共有・編集が容易	・パソコンやスマホが必要 ・データの登録が必要・操作やシステムに慣れる必要がある
アナログ	・電源や機器を必要としない  ・名刺そのものに手書きでメモでき手触り感がある	・大量の名刺の場合は場所を取る ・持ち運びや整理に手間がかかる ・情報の共有や編集が手間

名刺をデジタルで整理・保管するメリット＆デメリット

名刺をデジタルで整理・保管するメリット&デメリットは、下記の通りです。

メリット	デメリット
・瞬時に 検索可能 ・大量の名刺をコンパクトに保存 ・情報の共有・編集が容易	・パソコンやスマホが必要 ・データの登録が必要 ・操作やシステムに慣れる必要がある

デジタル管理のメリットは、即座に名刺情報を検索できることや、データをシームレスに共有できることが挙げられます。アプリなどで必要な情報に手早くアクセスし、さまざまなビジネスシーンでの対応の迅速化につながります。

ただし、大量の名刺をデータ化する工数や、サービスごとに文字認識の精度が異なる点はデメリットとして考えられるでしょう。

スマホやスキャナーでの取り込み時、手動での修正が必要となることもあります。ただし、最近のOCR技術は高精度化しており修正の手間が減少しつつあります。また、データ化代行のサービスを使い自身での作業を軽減する選択肢も増えています。

名刺をアナログで整理・保管するメリット＆デメリット

名刺を紙のままアナログで整理・保管するメリット&デメリットは、下記の通りです。

メリット	デメリット
・電源や機器を必要としない  ・名刺そのものに手書きでメモでき手触り感がある	・大量の名刺の場合は場所を取る ・持ち運びや整理に手間がかかる ・情報の共有や編集が手間

アナログでの名刺管理は、コストを気にせず簡易的な管理として利用できるのが魅力です。名刺ホルダーやボックスは数百円〜数千円程度の手ごろな価格で手に入るため、初めての名刺管理として適しています。

しかし、名刺の枚数が増えるにつれて、十分なスペースを確保することが難しくなったり、管理も複雑化し、一つ一つの名刺にアクセスするのが手間になることも考えなければなりません。

情報のアップデートや共有が必要な場面では、デジタル化を検討するのがおすすめです。

ここからは具体的な管理方法について説明していきます。どんな選択肢があるのでしょうか？

デジタル編：名刺の整理・保管方法2つ

デジタルで名刺を整理・保管する方法を大きく2つに分け、特徴をまとめました。

保管方法	特徴
Excel	・コストがかからない ・使い慣れている人が多い
名刺管理アプリ・サービス	・インターネット環境さえあれば、どこでもデータにアクセス可能 ・社内メンバー間での情報共有が容易

それぞれの具体的な内容を紹介します。

Excelで名刺を整理・保管する

Excelに名刺データを入力して、整理・保管する方法があります。Excelは多くの企業で使われているため、すでに使い慣れている方にとっては便利な選択肢と言えるでしょう。

しかし、実際にExcelで名刺管理をするとなると、名刺情報を都度手入力する必要があり、時間や手間がかかるというデメリットが考えられます。具体的には記事「Excelの名刺管理には懸念点が…？名刺管理サービスがおすすめな3つの理由」をご覧ください。

名刺管理アプリ・サービスで名刺を整理・保管する

近年、さまざまな名刺管理アプリやサービスが登場し、企業で一元管理ができたり、管理に特化した高機能のサービスが増加しています。

名刺をデータ化する過程で1枚ずつの撮影の工数が必要ですが、多くのサービスは直感的な操作性を持ち、使い心地が良いと言えます。

また、名刺を撮影するだけでデータ化できるため入力の工数削減や、人力によるミスを防ぐことにもつながります。無料で使えるアプリも多く、手軽に始められるのも魅力です。

アナログ編：名刺の整理・保管方法

アナログで名刺を整理・保管する方法は、下記の通りです。

保管方法	特徴
名刺ホルダー・ボックス	・名刺の裏などに記載したメモをそのまま残し保管できる ・持ち運びや整理に手間がかかる

名刺ホルダー・ボックスは手軽に名刺を物理的に整理・保管できます。

メリットとしては、電源や特別な機器を必要とせず、瞬時に名刺を確認できることや、メモ追加が容易であること。

一方、デメリットとして、大量の名刺の場合場所を取ることや、情報の更新・共有が難しい、持ち運びに制約がある点が挙げられます。利用する際は、ビジネスの規模や目的に応じて選ぶことが大切です。

名刺の整理・保管は“デジタル”と“アナログ”のどっちを選ぶべき？

名刺の管理方法を選ぶ際、デジタルとアナログ、どちらが適しているかは、個人や企業のニーズに応じて変わります。しかし、昨今デジタル管理の利便性は高まっています。

デジタルでの管理は、名刺の検索やバックアップ、さらに社内での共有が瞬時に可能となります。特に、名刺管理サービスを利用することで、情報をスピーディに取り込むことができ、手間を省くことが可能です。

それでも、デジタルかアナログかの選択は、名刺の量や使用頻度に合わせて検討することが大切です。

弊社（Sansan株式会社）が提供する、中小企業向け名刺管理サービスEight Teamは、少人数で名刺を共有できるおすすめの名刺管理サービスです。

名刺の登録は、スマホで撮影する方法だけではなく、スキャナーでの読み取りにも対応しています。「これから名刺管理をデジタル化していきたい」とご検討の方は、ぜひ下記よりEight Teamの詳細をご確認ください。

フリーランスの方はこちらの記事もEight活用の参考になりますので、ぜひご覧ください。