Excelの名刺管理には懸念点が…？名刺管理サービスがおすすめな3つの理由
名刺をデータ化して管理する方法を考えたとき、どのような方法が思い浮かびますか？
コストを抑えたい場合、「Microsoft Excel（エクセル）」で手入力して管理する方法が一般的ですが、実はExcel管理にはいくつかの懸念点が存在します。
本記事では、Excelを利用した名刺管理の懸念点と、名刺管理サービス導入によるメリットについて詳しく説明します。
Excelで名刺管理には懸念点が…？注意するべき3つのこと
使い慣れたExcelでコストをかけずに名刺管理しようという方もいらっしゃると思います。しかし、Excelには事前に知っておきたい注意点3つがあります。それぞれ見ていきましょう。
1. 手間やタイムラグが起きる
名刺情報を手入力する作業は、予想以上に時間がかかるものです。
メールアドレスなどが間違っていないかチェックする時間も含めると、1枚あたり約3分～5分の入力時間が必要となります。例えば、名刺を100枚入力しようとした場合、どんなに速く入力しても5時間はかかってしまうでしょう。
もちろん、こまめにデータ入力を行えば大きな負担にはならないかもしれませんが、名刺が溜まってしまった場合の入力作業は大変です。
また、部署のメンバーが持っている名刺情報を、管理者や事務の方1名が代理で入力する運用を行っている企業もありますが、名刺をメンバーから回収する工数も加わり、情報が実際に反映されるまでにタイムラグが発生することがあります。
手間やタイムラグが起きることは、データの活用性を損ない、企業にとって大きなデメリットとなります。
2. 入力ミスが発生しやすく、メンテナンスも必要
手入力による名刺情報の管理では、入力ミスが起こりやすい点に注意が必要です。もちろん人間なので誰が入力しても間違ってしまうことがあるでしょう。
誤字や脱字、入力漏れなどが発生することで、後で手直しする手間も発生してしまいますし、データ入力中に間違って消してしまったり、保存する前にデータが消えてしまったりすることもあるため、リスクも考慮する必要があります。
こういった入力ミスが名刺交換した相手との予期せぬトラブルにつながらないように、複数名でデータをダブルチェックする体制を構築することは対策として考えられますが、これにもまた手間がかかり、容易な作業ではありません。
また、情報のメンテナンスにも手間がかかることを見逃してはなりません。新しい名刺を受け取った際に、過去のデータと重複や更新がないか確認する作業も必要となってきます。
3. 外出先で閲覧しづらい
外出先で「これから会う方の部署を確認したい」と思ったとき、名刺情報がExcelにしかないと、移動中にすぐに調べることが難しく、不便を感じることがあるかもしれません。
移動中にサクッとアクセスしたい時に、わざわざパソコンを開くのも持ち歩くのは大変ですし、スマホは画面が小さいので見づらく、データ量が多いと検索するのも一苦労です。
かんたんに始められるExcel管理ですが、このように運用面での手間や利用時の不便さには注意しなければなりません。
意外と難しくない。名刺管理サービスを使う3つのメリット
手入力で名刺情報を入力することは、業務にとって大きな負担となるだけでなく、多くのデメリットがあることが分かりました。
そのような問題を解決するためには、自動で名刺情報を取り込む方法を検討することが必要です。OCRがついたスキャナーやアプリを使うことで、手入力よりも正確かつ効率的に名刺情報を取り込むことができます。
そして、自動で名刺情報を取り込む方法のひとつに、名刺管理サービスを利用する方法があります。名刺管理サービスを利用することで、以下のようなメリットがあります。
1. Excelへ手入力するよりかんたん！スマホで撮影するだけ
名刺管理サービスを利用する場合、基本的にはスマートフォンアプリの使用が前提となります。現在、多くの優れた名刺管理サービスが提供されています。
名刺管理の方法は簡単で、名刺交換の際に専用アプリを使って名刺を撮影するだけです。撮影した写真はOCR技術により自動的にデータ化されるため、手入力の必要がありません。
アプリやサービスによっては、名刺情報だけでなく、名刺交換日の記録や個人的なメモも残すことができます。名刺を撮影するだけで情報がデータベース化されるため、Excelを使うよりも簡単でストレスフリーに管理ができます。
2. いつでもどこでも情報にアクセスできる
名刺管理アプリを利用するメリットとして、名刺の束から1枚1枚探す手間や、パソコンでExcelを開く必要がなく、アプリから簡単に検索できることが挙げられます。これにより、欲しい名刺情報にいつでもどこでも数秒でアクセスできるようになります。
さらに、検索できる名刺の項目が会社名や氏名だけでなく、メールアドレスや住所からも探せる場合もあり、例えば訪問先の東京都中野区エリアに接点がある企業を調べたい場合、「東京都中野区」で検索すれば、区内にある企業を特定し、実際に訪問することができるというメリットもあります。
こういった利点を積極的に活用していくことで、効率的な営業活動が期待できるでしょう。
▽弊社が提供する、キャリアプロフィール「Eight」の場合
3. ワンクリックで名刺データを出力できる！
名刺をリスト（CSV形式など）出力できる機能が備わっている名刺管理サービスも多く、名刺管理サービスから出力した方がスピーディで正確なリストを作れるというメリットも忘れてはいけません。
名刺管理サービスを使う場合、基本はクラウド上にデータが保存されているため、年賀状の宛名作成や営業先リスト作成など、名刺データを一覧で出力する際にも大変便利です。
わざわざ手入力しなくても、名刺管理サービスならワンクリックですべての名刺情報をリスト化・出力できるので、Excel管理以上に名刺情報の活用の幅を広げることもできます。
▼社内のメンバーが持っている名刺を一括ダウンロード（Eight Team）
Eight Teamを利用すれば、社内のメンバーが持っている名刺を一括でCSVリストへ出力する機能が利用できます。手間をかけずに正確な名刺データをリスト化できることから、企業の名刺活用がさらに向上します。
まとめ
いかがでしたでしょうか？名刺管理をする際は、名刺のデータ化から、データ化した後の情報の活用シーンまでを想定したうえで最適な手段を選ぶことをおすすめします。
名刺管理サービスを利用することで手間や工数を最小限に、欲しい情報を欲しいタイミングで利用したり活用することができます。
名刺管理サービスにも、個人版、企業版、無料版、有料版とさまざまな種類があり、何を選べばいいか迷っている場合は、ぜひ弊社へお気軽にご相談ください。状況に合わせたご提案をいたします。
