名刺をデータ化して管理したいと思ったとき、どんな方法が思いつきますか？
コストをかけないなら「Microsoft Excel（エクセル）」に手入力し管理する方法がありますが、実はExcel管理には懸念点が多くあります。
本記事では、Excel管理をする際の懸念点と、名刺管理サービスを導入するメリットについてご案内します。
Excelで名刺管理には懸念点が…？注意するべき3つのこと
使い慣れたExcelでコストをかけずに名刺管理しようという方もいらっしゃると思います。
しかし、Excelでの管理は運用工数がかかることなど事前に知っておきたい注意点があります。
1. 手間やタイムラグが起きる
名刺情報を手入力していく作業は、想像以上に膨大な時間がかかります。メールアドレスが間違っていないかチェックする時間を含めると、1枚あたり約3分～5分の入力時間がかかります。例えば、名刺を100枚入力しようとするとどんなに早く入力したとしても5時間もかかってしまうのです。
こまめにデータ入力すれば日々の大きな工数にはならないと思いますが、もし溜め込んでしまった場合は大変です。
また、部署のメンバーが保有している名刺情報を管理者や事務の方1名が代理で入力していくという運用をしている企業もありますが、メンバーから名刺を集める工数が加わるので情報が反映されるまでに一定のタイムラグが発生するなど、実際には時間がかかってしまいます。
昨日営業が商談したお客様に、見積りを送りたいとなった場合もタイムリーにデータが反映されていなかったら困ります。
2. 入力ミスが発生しやすくメンテナンスも必要
手入力の運用は、名刺情報の入力ミスが起きることも念頭に置いておく必要があります。もちろん人間なので誰が入力してもスペルや漢字を間違うことはあるでしょう。
入力ミスから名刺交換した相手への思わぬトラブルにつながることがないよう、複数名でデータのダブルチェックをする体制にするなどの対策は考えられますが、これもまた工数がかかります。
さらに、情報をメンテナンスする工数も侮ってはいけません。新たに名刺をもらったら、過去に同じデータがないか調べたり更新する手間も出てくるのです。
3. 外出先で閲覧しづらい
外出先で「今からお会いする方の部署を確認したい」と思ったとき、名刺の情報がExcelの中にしかないと移動中にすぐ調べられず不便を感じることがあるかもしれません。
移動中にサクッとアクセスしたい時に、わざわざパソコンを開くのも持ち歩くのは大変です。またスマートフォンは画面が小さいので見づらく、データ量が多いと検索するのも一苦労かと思います。
かんたんに始められるExcel管理ですが、このように運用面での工数や利用時の不便さには注意しなければなりませんね。
意外と難しくない。名刺管理サービスを使う3つのメリット
Excel管理の懸念点を払拭できる方法として、おすすめなのは「名刺管理サービス」を利用することです。
1. Excelへ手入力するよりかんたん！スマホで撮影するだけ
スマホアプリには良い名刺管理サービスが揃ってます。
名刺を交換したその場で専用のアプリを使って名刺を写真撮影。撮影した写真はOCR(光学文字認識)にて自動でデータ化されるため手入力する必要もありません。
サービスによっては名刺情報のみならず、名刺交換日が記録されたり、自分なりのメモも残すこともできます。名刺を撮影するだけで情報がデータベース化されるので、Excelよりも簡単にストレスなく管理できます。
展示会やイベントなどで大量に名刺交換する場合は、スキャナーで一気に取り込める名刺サービスがおすすめです。
2. いつでもどこでも情報にアクセスできる
名刺の束から1枚1枚探したり、パソコンでExcelを開いて確認する必要なく、お手元のアプリから検索するだけで、ほしい名刺の情報に数秒でたどり着けます。
いつでもどこでも名刺データへのアクセスできるのは、非常に便利だと実感いただけると思います。
また、検索できる名刺の項目は、会社名や氏名以外に、メールアドレスや住所から探せることもあります。例えば、訪問先の東京都中野区エリアに、接点がある企業を調べようと探す場合は、「東京都中野区」で検索すると区内にある企業を調べて実際に訪問することができます。
効率良い営業活動にもつながっていきます。
▽弊社が提供する、キャリアプロフィール「Eight」の場合
3. ワンクリックで名刺データを出力できる！
名刺をリスト（CSV形式など）出力できる機能が備わっている名刺管理サービスも多く、名刺管理サービスから出力したほうがスピーディで正確なリストを作れます。
基本はクラウド上に情報がありますが、年賀状の宛名作成や営業先アタックリストを作りたい場合は、名刺データを一覧で出力できるのも便利です。
弊社が提供している名刺管理サービスも、名刺データをリスト化・ダウンロードすることができる機能が備わっています。
▼Eight Teamで社内のメンバーが持っている名刺を一括ダウンロード
わざわざ手入力しなくても、名刺管理サービスならワンクリックですべての名刺情報をリスト化・出力できるので、Excel管理以上に名刺情報の活用の幅を広げることもできます。
次の目次にて、初心者でもチャレンジしやすい名刺データの具体的な活用方法をご紹介いたします。
まとめ
名刺管理をする際は、名刺のデータ化から、データ化した後の情報の活用シーンまでを想定したうえで最適な手段を選ぶことをおすすめします。
名刺管理サービスを利用することで手間や工数を最小限に、欲しい情報を欲しいタイミングで利用することができます。
名刺管理サービスにも、個人版、企業版、無料版、有料版とさまざまな種類があり、何を選べばいいか迷っている場合は、ぜひ弊社へお気軽にご相談ください。状況に合わせたご提案をいたします。