※2019年11月28日に公開した記事を更新したものです。
名刺の枚数に比例し、年々増えていく「お世話になった人」。年賀状を出すとなると、ひと仕事ですが、せっかくのご縁を大切にしたいですよね。
少しでも効率的に年賀状を準備できるよう、Eightでは簡単に宛名リストを作成する方法をご用意しています。Eightに登録した名刺データはCSV/ContactXML形式で一括ダウンロードすれば宛名リストとして活用できます※。
ダウンロードする前に、年賀状を送りたい人の名刺にタグを付けておくと、リストをタグで絞り込んで短時間で整形することも可能です。「宛名職人」や「筆まめ」などのはがき作成ソフトにも対応しています。
では、宛名リストの作成にEightを活用すると、どれくらいの時間で準備ができるのでしょうか。実際に、Eightに登録した名刺データをダウンロードし、はがき作成ソフト「宛名職人」に取り込んで印刷するまでの時間を測ってみました。
※ プレミアム機能
1. 年賀状を送りたい人の名刺にタグを付ける（目安：10分）
タグはEightに登録した名刺を任意の名前で分類できる機能です。検索窓の右端にあるタグのアイコンをタップしタグ検索の画面へ。
「マイタグを新規作成」をタップし、タグ作成の画面へ。例えば「年賀状 2021」など、好きな名前でタグを新規作成。
タグができたら、タグを付ける名刺を選択します。複数枚の名刺を選んでタグをつける方法は、こちらをご覧ください。ご参考までに、約900枚の名刺の中から年賀状を送りたい人の名刺を選んでタグをつけるのに、約10分かかりました。
2. Eightに登録した名刺データをダウンロード（目安：1分）
名刺データはPC版Eightからダウンロードできます。
3. ダウンロードしたリストを整形する（目安：7分）
「1. 年賀状を送りたい人の名刺にタグを付ける」で作成したタグでリストを絞り込みます。選んだタグ名の列に「1」と入力されているのが、タグが付いているデータです。
「1」で絞り込んで別のシートにデータをコピーするか、「（空白セル）」をリストから削除してご使用ください。以下の画像は昨年作成したタグ「年賀状 2020」でリストを絞り込んでいるものです。（Office for Macで操作したイメージ）
名刺データのダウンロードおよびリストを整形する方法について、詳しくは以下のブログをご参照ください。
過去に登録した名刺データを、かんたんにリスト化。CSVダウンロード機能のご紹介
つまずきやすいポイント
・次の工程で「宛名職人」にデータをインポートする前に、上から7行目までを削除してください。正しく読みとられない場合があります。
・データに不備がないかを念のためご確認ください。特に、名刺によっては郵便番号・住所が記載されておらず、空欄の場合があります。
4. 「宛名職人」で印刷データを作成する（目安：7分）
ソースネクスト社の提供する「宛名職人」に、上記で作成したリストを取り込み、印刷データを作成します。詳しくは同社のヘルプサイトをご参照ください。
こちらが実際に「宛名職人」を活用して宛名を差し込んだものです。また今回は以下のヘルプページを参考にしました。
つまずきやすいポイント
会社名が空欄になっているデータが宛名リストに含まれる場合、「宛名職人」に取り込んだときに「印刷する宛名」の設定が「会社」から「自宅」に自動で切り替わり、郵便番号・住所が反映されないことがあります。設定を「会社」に変更するか、「自宅」に住所を手動で入力したら反映されます。フリーランスの方などに送る際にはご注意ください。
5. 複合機で宛名を印字する（所要時間：5分）
今一度、印刷設定をご確認ください。以前、私は複合機で宛名を印字した際に、両面印刷をオンにしたまま印刷したり、用紙を逆向きにセットしたりして、何枚か年賀状を無駄にしてしまいました。裏紙などで一度試してから、年賀状に印刷し始めることをおすすめします。
今回は、年賀状を20枚用意し、設定してから刷りあがるまでに約5分かかりました。
以上、計約30分で年賀状の宛名印刷が完了しました。用意する年賀状の枚数によるとは思いますが、よろしければ参考にしてみてください。
あとは、ひと言メッセージを入れるだけ。テンプレートではない、一人ひとりに向けて書いたと分かるメッセージを入れるようにしています。私は普段、文字を書く機会が少ないからか、年賀状のメッセージを一枚ずつ実筆で書くのは、思っている以上に大変でした（笑）。
でもメッセージを書くときは、相手のことを思い浮かべるときでもありますよね。感謝の気持ちを伝えたい人、これからもつながっていたい人、皆さんのとって大切な人へ。例年は送っていない方も、今年は手書きのメッセージを添えた年賀状を送ってみませんか？
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文／村上知香
