【30分で】年賀状の宛名をリスト化・印字する方法──つまずきやすいポイントも解説

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こんにちは。名刺アプリEightの村上です。

名刺の枚数に比例し、年々増えていく「お世話になった人」。年賀状を出すとなると、ひと仕事ですが、せっかくのご縁を大切にしたいですよね。

少しでも効率的に年賀状を準備できるよう、Eightでは簡単に宛名リストを作成する方法をご用意しています。Eightに登録した名刺データはCSV/ContactXML形式で一括ダウンロードすれば宛名リストとして活用できます

ダウンロードする前に、年賀状を送りたい人の名刺にラベルを付けておくと、リストをラベルで絞り込んで短時間で整形することも可能です。「宛名職人」や「筆まめ」などのはがき作成ソフトにも対応しています。

では、宛名リストの作成にEightを活用すると、どれくらいの時間で準備ができるのでしょうか。実際に、Eightに登録した名刺データをダウンロードし、はがき作成ソフト「宛名職人」に取り込んで印刷するまでの時間を測ってみました。

プレミアム機能

名刺アプリEight
Eightは、無料で使える個人向けの名刺アプリです。スマートフォンで名刺を撮影するだけでデータ化され、手間なく名刺管理ができます。データ化の速度と正確性には定評があり、2012年のサービス開始以来、高精度の「自動読みとり」と「スタッフの手入力」を組み合わせた技術は、常に進化を続けています。名刺交換をした相手もEightを利用していれば、あなたのビジネスネットワークに加わります。異動や昇進などで名刺が変わった際には通知が届き、「近況の投稿」や「メッセージ」で情報交換も可能に。日々の仕事の出会いが、新たなビジネスの可能性につながります。

1. 年賀状を送りたい人の名刺にラベルを付ける(目安:10分)

ラベルはEightに登録した名刺を任意の名前で分類できる機能です。今回は、「年賀状 2020」というラベルを新規作成し、ラベルを付ける名刺を選択します。

【動画】名刺にラベルを付ける

約900枚の中から年賀状を送りたい人の名刺を選んでラベル付けするのに約10分かかりました。


2. Eightに登録した名刺データをダウンロード(目安:1分)

名刺データはPC版Eightからダウンロードできます。

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3. ダウンロードしたリストを整形する(目安:7分)

「1. 年賀状を送りたい人の名刺にラベルを付ける」で作成した「年賀状 2020」でリストを絞り込みます。「年賀状 2020」の列に「1」と入力されているのが、ラベルが付いているデータです。

「1」で絞り込んで別のシートにデータをコピーするか、「(空白セル)」をリストから削除してご使用ください。

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Office for Macで操作したイメージです。

名刺データのダウンロードおよびリストを整形する方法について、詳しくは以下のブログをご参照ください。

過去に登録した名刺データを、かんたんにリスト化。CSVダウンロード機能のご紹介

つまずきやすいポイント

・次の工程で「宛名職人」にデータをインポートする前に、上から7行目までを削除してください。正しく読みとられない場合があります。
・データに不備がないかを念のためご確認ください。特に、名刺によっては郵便番号・住所が記載されておらず、空欄の場合があります。


4. 「宛名職人」で印刷データを作成する(目安:7分)

ソースネクスト社の提供する「宛名職人」に、上記で作成したリストを取り込み、印刷データを作成します。詳しくは同社のヘルプサイトをご参照ください。

今回は以下のヘルプページを参考にしました。

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実際に「宛名職人」で作成した印刷データ。

つまずきやすいポイント

会社名が空欄になっているデータが宛名リストに含まれる場合、「宛名職人」に取り込んだときに「印刷する宛名」の設定が「会社」から「自宅」に自動で切り替わり、郵便番号・住所が反映されないことがあります。設定を「会社」に変更するか、「自宅」に住所を手動で入力したら反映されます。フリーランスの方などに送る際にはご注意ください。


5. 複合機で宛名を印字する(所要時間:5分)

今一度、印刷設定をご確認ください。以前、私は複合機で宛名を印字した際に、両面印刷をオンにしたまま印刷したり、用紙を逆向きにセットしたりして、何枚か年賀状を無駄にしてしまいました。裏紙などで一度試してから、年賀状に印刷し始めることをおすすめします。

今回は、年賀状を20枚用意し、設定してから刷りあがるまでに約5分かかりました。


以上、約30分で年賀状の宛名印刷が完了しました。用意する年賀状の枚数によるかと思いますが、よければ参考にしてみてください。

あとは、ひと言メッセージを入れるだけ。テンプレートではない、一人ひとりに向けて書いたと分かるメッセージを入れるようにしています。漢字に対してひらがなを気持ち小さく書くと字がきれいに見えるそうです。

今回は、今年から岐阜に住み始めたこともあり、郵便局で販売している「ふるさと年賀はがき」を使いました。

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退職した先輩に向けて書きました。

例年、年賀状を出していない方も、今年はぜひ送ってみてはいかがでしょう。


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文/村上知香

2016年12月、新しい価値を生み出す事業内容に惹かれ、Sansan株式会社に入社。ビジネスSNS Eightのプロジェクトマネジャー(PM)として、ユーザーのエンゲージメントを向上させるための機能開発を推進。

2018年1月、Eightが運営するメディア「Business Network Lab(BNL)」編集部に異動。「Eightの便利な使い方をもっと広めたい」という思いから、「Eight Tips」カテゴリを立ち上げる。

同年6月、「Eight Tips」の拡張版としてEight公式ブログ「Eight Blog」を開設。同ブログでは、使い方紹介に加え、ユーザーの活用事例や社員インタビューなどのコンテンツを配信。