展示会に出展するたび大量に交換した名刺の整理、大変ですよね。

新人の頃、展示会に出展するたびに大量に交換した名刺の整理に追われていました。同僚から交換した名刺を回収し、分類し、スキャン…。膨大な作業量ですし、名刺交換してからネクストアクションまでに多くの時間がかかることも。

そこで今回は、展示会後の顧客フォローを効率的に行い、商談や案件化につなげるノウハウをご紹介します。

— 目次 —

• 展示会からの契約は難しい？成功させるカギとは
• 展示会出展のよくある課題2つをご紹介
• 展示会後の名刺管理・活用には名刺管理サービスを使うべし
• 見込み顧客フォローまでの最適な流れとは？名刺管理サービスを活用し展示会出展
• 展示会で獲得した名刺を商談や成約につなげるならEight Teamがおすすめ

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展示会からの契約は難しい？成功させるカギとは

展示会への出展は、BtoBマーケティングにおいて企業が見込み顧客を獲得するための有効な手段のひとつです。その最終的な目的は、契約や受注につなげること。

しかし、自社サービスの露出や営業案件の獲得を目指す一方で、展示会をきっかけにした契約や商談の獲得は難しい場合があり、出展企業の悩みとなっています。

多くの出展企業にとって、展示会から契約の難易度が高いと考えられる要因としては、大きく下記2つがあります。

1. 来場目的のほとんどが情報収集
2. 出展後のフォローに手が回らない

展示会からの契約が難しい理由｜来場目的のほとんどが情報収集

まず挙げられるのは、展示会に来場する目的の多くが「情報収集」であることです。

展示会の規模にかかわらず、多くの来場者は、「今すぐ購入したい製品やサービスがある」のではなく、「業務関連で関心のある製品・サービスの情報を収集する」といった目的で来場しています。

また当然のことながら来場者の多くは、決裁者や意思決定者よりも現場の担当者が多い特徴もあります。

展示会を通じて契約や商談を狙うためには、これらの状況を踏まえた上で、戦術を練ることが重要となっていきます。

展示会からの契約が難しい理由｜出展後のフォローに手が回らない

展示会で来場者と名刺交換をしても、「その後のフォローに手が回らない」という点も、難易度が高い理由といえるでしょう。

展示会後、なるべく顧客の記憶が鮮明なうちにフォローすることが重要ですが、獲得した名刺の整理に時間がかかり、多くの見込み顧客をフォローするのが難しくなっている場合も少なくありません。

相手の記憶に残っている2〜3日のフォローが成功のカギ

そこでお伝えしたいのは、展示会で名刺交換から顧客フォローに至る過程が成功への重要なカギとなるということです。このフォローは、とりわけ展示会の印象が新鮮な初めての2〜3日間が最も重要です。

なぜなら、展示会の印象がまだ鮮やかで、来場者の興味関心が最も高まっているため、商談に繋がる可能性が高いというわけです。

しかし、名刺の整理に時間がかかり、その重要なウィンドウが閉じてしまうことも珍しくありません。

名刺の整理に時間を費やし、その間に来場者の関心が薄れてしまうと、この貴重な「好機」を逃してしまうことも少なくありません。

そこで重要なのが「優先順位付け」です。購買意欲や関心度に基づいてリードを分類し、その順番にフォローアップを行うことで、より効率的に、また効果的に営業・マーケティング活動を展開できます。

具体的な方法については記事後半「見込み顧客フォローまでの最適な流れとは？名刺管理サービスを活用し展示会出展」で解説しています。

展示会出展のよくある課題2つをご紹介

では、出展企業はどんな悩みや課題を抱いているのでしょうか。

よくある課題1｜大量に収集した名刺の管理が煩雑で大変

展示会では、ブースを訪れた来場者と名刺交換を行う機会がたくさんあります。しかし、大量の名刺を収集できても、後日、手作業で名刺を整理するにはかなりの時間と労力が必要です。

名刺の整理に追われて、お礼メールなどフォローアップが遅くなってしまうのは、大きな機会損失になる可能性があります。

よくある課題2｜展示会後の適切なマーケティング・営業が難しい

もう一つの課題は、展示会後のマーケティングと営業の適切な実行です。

名刺交換後の対応は、相手の反応や受注の確度により大きく変わります。積極的な反応があれば商談に進むべきですし、関心が低い場合には、情報提供や別のアプローチを考慮する必要があります。

これには営業部門だけでなく、マーケティングやカスタマーサポートなど、企業のさまざまな部署との連携が求められます。これがうまくいかないと、得られたリードを最大限に活用するチャンスを失ってしまうこともあります。

展示会後の名刺管理・活用には名刺管理サービスを使うべし

収集した名刺情報は相手の記憶が残っているうちに資料やお礼のメールが送れる状態にしておくことが大切だとお伝えしてきました。

そのために役立つのが、名刺をデジタル化し一元管理できる名刺管理サービスです。

では具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか、詳細をご紹介します。

専用スキャナーやスマートフォンアプリを使い、その場で名刺をデータ化できる

ほとんどの名刺管理サービスでは、専用スキャナーまたはスマートフォン用アプリを提供しています。これらを使えば、展示会会場でその場で名刺をデジタル化することが可能です。

展示会後に会社に戻ってから、集めた名刺の情報をすべて手入力するよりもはるかに効率的で、スピーディーに営業活動に活かすことができます。

自由なタグ付け（見込み度別）で顧客を管理しやすい

スキャナーやアプリで取り込んだ名刺情報は、見込み度別など自由なタグ付けで管理することができます。

展示会で接触した際の顧客の状態を入力することで、顧客それぞれに合わせたアプローチを的確に行うことができるでしょう。

 

CRMなどと連携して展示会後の迅速なフォローや顧客別のアプローチが可能

スキャンした名刺情報は一括でリスト化できますが、それだけでなく、SFA、CRM、MAなどのツールにデータ化したリストをインポートすることで、展示会後の迅速なフォローや顧客別に細やかなアプローチが可能となります。

^{※1　SFA：Sales Force Automation：営業支援システム
※2　CRM：Customer Relationship Management：顧客情報管理
※3　MA：Marketing Automation：マーケティングオートメーション}

見込み顧客フォローまでの最適な流れとは？名刺管理サービスを活用し展示会出展

さて、これから「Eight Team」を活用し、展示会における見込み顧客の獲得からフォローまでの流れを詳しくお話しします。

「Eight Team」とはSansan株式会社が提供する、中小企業向けの名刺管理サービスです。

展示会出展のオペレーションで重要なのは、チームを展示会組とオフィス組に分けて、事前にそれぞれの役割を明確化しておくことです。

ここからは展示会と展示会中、展示会後と3つの状況に分けて最適な流れについてご紹介していきます。

展示会前｜展示会場組とオフィス組で役割分担しておく

展示会の開催前には、名刺管理の役割を分けて準備を整えましょう。

具体的には、展示会場で接客するメンバーが名刺のデータ化を担当し、一方でオフィスのメンバーはデータ化された名刺からリスト作成やメール送信などのフォローアップ活動を進めます。このように役割を明確に分けることで、顧客へのフォローが効率的になります。

さらに、名刺交換後時に、その人のサービス関心度や商談可能性などを表す「タグ」を事前に設定しておき、その場で名刺情報と一緒に付け加えておくと、後から一覧で見た時にすぐにその人の情報を理解でき、それに合ったアプローチを計画することも可能です。

このような事前準備によって、展示会で得た見込み顧客を受注や契約へつなげることができます。

展示会場組とオフィス組の主な役割分担のイメージは、下記のとおりです。

展示会中｜収集した名刺はその場でスキャンし、すぐにデータ化する

展示会中はとにかく、交換した名刺をスキャナーまたはアプリを使って取り込み、即データ化することが大事です。

これにより、名刺情報を迅速に整理し、後のフォローアップ作業に効率的につなげることができます。

さらに、データ化した名刺に対しては、顧客との会話内容や印象に基づき、事前に設定しておいた見込み度別のタグを付与します。これにより、名刺情報がどのような見込み度の顧客から得られたものであるかを一目で判断でき、顧客へのアプローチがスムーズに行えます。

展示会後｜見込み度に応じたタイムリーなフォローとアプローチ

名刺情報をダウンロードしたCSVファイルから、見込み度別にリストを作成します。オフィス組は当日のうちに翌日配信するお礼メールの送信準備をしておきましょう。

このようにして翌日には早速メールを送ることで、来場者の記憶が新鮮なうちにアプローチでき、思い出してもらうことができます。

さらに見込み度に応じて、以下のような細やかなアプローチを企画することも可能です。

展示会で獲得した名刺を商談や成約につなげるならEight Teamがおすすめ

展示会は多くの見込み顧客と接点を持つことができる絶好の機会です。

すぐにではなくとも、顧客と継続的に接点を持ち続けることで、商談につながる可能性があります。だからこそ、獲得した名刺情報をデータ化し、できる限り早く適切なフォローアップを行うことが重要です。

展示会は多くの見込み顧客と接点を持つことができる絶好の機会です。すぐにではなくとも、顧客と継続的に接点を持ち続けることで、商談につながる可能性があります。だからこそ、獲得した名刺情報をデータ化し、できる限り早く適切なフォローアップを行うことが重要です。

低コストで少人数のチームから導入できるEight Teamであれば、展示会での名刺情報をデータ化し、見込み顧客ごとに最適なフォローができ、効率的な商談創出と成約化を実現できます。