メルマガの準備は【Eight Team】で楽々！社内の名刺をもとに配信リストを作れます
過去に名刺交換した人にメルマガを送ろうと思った時に、意外と手間がかかるのが配信リストの作成です。
新サービスのお知らせ、年賀メールなど、さまざまな場面で送付先リストを作成する機会があるかと思います。ですが、部署の名刺を集めて、配信ターゲットに応じて分類し、名刺情報をエクセルに打ち込んで、リストを整形して…と、場合によってはメルマガの中身を考えるより時間がかかることもあるかもしれません。
Eightが提供する、中小企業向け名刺管理サービス「Eight Team」では、部署・チームのメンバーがそれぞれ共有している名刺をCSV形式でまとめてダウンロードできます。
3ステップと簡単なので、それぞれのステップごとにわかりやすく解説していきます。
ダウンロードしたCSVデータのイメージ図です。
「Eight Team」のサービス詳細はEight Teamの公式サイトをご確認ください。
— 目次 —
Eight Teamでメルマガリストを作成するメリット
メルマガだけでなく、年賀状や暑中見舞いの宛名リストの作成にも役立つ、名刺データのダウンロード機能をご紹介します。
Eight Teamでメルマガリストを作成するメリットは3つです。
- 名刺の集約や手入力の手間が省ける
- 絞り込みでリストの作成が容易である
- 正確な差し込みができる
名刺を撮影することでデータ化されるため、手入力でリストを作成する手間を省くことができます。さらに、相手がEightユーザーであれば、名刺が最新の情報に自動的に更新されるため、新しい情報に手動で書き換える必要もありません。
共有している名刺をCSV形式でまとめてダウンロードできることに加えて、署名や役職、住所などもダウンロードリストに含まれるため、配信ターゲットに応じた絞り込みや、リストの整形がぐっと楽になります。
また、メールの中に「〇〇様」と名前を差し込む場合も、Eightなら正確にデータ化されるため、誤字脱字のリスクを低減できます。
ここからは、Eight Teamを用いて具体的な手順を画像付きで解説していきます。
ステップ1 共有タグを付与し名刺を分類
共有タグとは、社内で共有している名刺（以下、共有名刺）に統一したタグを付けたり、共有タグが付与されている名刺をまとめて閲覧できる機能です。
例えば、年賀状メールを送付したい営業先に「2024年年賀状」という統一したタグをつけることができます。
共有タグを付与することで、送信先リストを作成する際に共有タグで絞り込むことができます。共有タグには、年賀状以外にも「製品Aメルマガ」や「日付_●●展示会」「パートナー」などで名刺を分類することが可能です。
また、「DM不可」というタグを作成すれば、配信NGな名刺に目印をつけることもできます。
まず共有タグの作成です。共有タグの作成は管理権限を持っているユーザーが行えます。
続いて、作成した共有タグの付与を行いましょう。
名刺の一覧画面から複数の名刺に共有タグを付与することや、名刺毎に個別にタグを付与することが可能です。1枚の名刺に、複数のタグをつけることも可能です。
共有タグの作成・付与についての詳細な手順は、ヘルプページをご確認ください。
ステップ2 名刺データのダウンロード
共有タグの付与まで完了したら共有されている名刺データをダウンロードしましょう。共有名刺データのダウンロードはPC版Eightの管理画面から可能です。画面右上にある3人のアイコンからアクセスしてください。
なお、管理画面にアクセスして名刺データをダウンロードするには、管理者の権限が必要です。権限がない場合は、管理権限の付与方法に関するヘルプページを参考に権限を追加するよう管理者に依頼してください。
姓名を分割してダウンロードしたい場合は、[ダウンロードファイル作成]ボタンの上に表示されている[姓と名を分割]にチェックを行なってください。
実際にダウンロードしたデータです。
Office for Macで操作した場合のイメージです。交換した名刺の所有者、名刺に記載されている情報、共有タグ（T列以降）の情報までダウンロードすることができます。
ステップ3 メルマガ配信リストの作成
最初のステップ1で設定した共有タグを使用して、リストを作成します。Excelのフィルター機能を使って共有タグ（T列以降）で絞り込むことで、目的に応じたリストが完成します。
これで、メルマガリストの完成です。
さらに、条件を絞り込んで活用することもできます。例えば、オフラインイベント告知のメルマガなら、開催地周辺の住所で絞り込んでみるのも良いでしょう。住所の項目の横に列を追加し、都道府県を抽出することで、絞り込みがスムーズに行えるようになります。ターゲットに応じて役職や職種で絞り込みを行うのも有効です。都道府県の抽出方法については、「エクセル 都道府県 抽出」などで検索してみてください。
郵便番号や住所のデータもダウンロードされるのでDMや年賀状・暑中見舞いなどの宛名印字にも役立ちます。
ここまでメルマガリストの作成についてお話してきましたが、メルマガに挑戦してみたいがどんなメール配信ツールが良いのかわからないという方も多いと思います。
おすすめのメール配信ツールは、株式会社ラクスが提供する「配配メール」です。Eight Teamからの紹介で配配メールが最大2ヶ月無償となります。
Eight Teamと配配メールの活用事例もご紹介しているため、ご興味がある方は以下のページより資料請求をお願いします。
社内の名刺データを有効活用し、ターゲットに合わせたメルマガ配信を行いましょう。Eight Teamを活用して、効果的なメルマガ配信を行うことで、ビジネスのきっかけ作りにお役立てください。
